Mandat des comités consultatifs de normalisation des grains
Introduction
Constituée en vertu de la Loi sur les grains du Canada, la Commission canadienne des grains a pour mandat de « de fixer et de faire respecter, au profit des producteurs de grain, des normes de qualité pour le grain canadien et de réglementer la manutention des grains au Canada afin d’en assurer la fiabilité sur les marchés intérieurs et étrangers » .
Selon le paragraphe 20(1) de la Loi sur les grains du Canada, la Commission canadienne des grains est tenue de constituer, par règlement administratif, deux comités de normalisation, l’un pour les grains de l’Ouest et l’autre pour les grains de l’Est, chargés de proposer les caractéristiques des grades de grain, et de choisir et proposer les échantillons-types normaux (primaires).
Compte tenu de la nature technique de ce travail, les comités de normalisation peuvent solliciter l’avis d’un comité d’experts pour s’assurer que leurs recommandations soient motivées par la recherche scientifique et l’expérience pratique. En vertu de l’alinéa 12e) de la Loi sur les grains du Canada, la Commission canadienne des grains a l’autorité nécessaire pour établir, par règlement administratif, des comités tels que des comités consultatifs. À ce titre, en vertu du règlement administratif no 7, la Commission canadienne des grains établit des comités consultatifs de normalisation des grains de la façon suivante :
| Comité | Intérêt du comité |
|---|---|
| Blé | Blé |
| Orge et autres céréales | Orge, avoine, seigle, triticale, graine à canaris, grain mélangé |
| Oléagineux | Canola, graine de lin, graine de tournesol, colza, graine de carthame, graine de moutarde cultivée |
| Légumineuses | Haricots, pois chiches, féveroles, lentilles, pois, soja |
Le règlement administratif no 7 établit également les membres des comités consultatifs de normalisation des grains et la durée de leur mandat, ainsi que le traitement auquel ont droit les membres des comités qui ne sont pas des employés de la fonction publique fédérale.
Objet
Objectifs
Les objectifs de chaque comité consultatif de normalisation des grains (« comité consultatif ») sont les suivants :
- soulever les préoccupations propres aux produits liées au système de classement des grains;
- favoriser la participation de tous les intervenants;
- étudier les questions de qualité des grains pour fournir une expertise en la matière, une analyse scientifique et des conseils en soutien aux travaux du comité de normalisation.
Considérations
Dans le cadre des délibérations tenues dans l’exercice des fonctions susmentionnées, les comités consultatifs peuvent tenir compte, entre autres facteurs, des répercussions sur l’ensemble des aspects de la chaîne de valeur des grains, y compris les producteurs, l’industrie, et les clients du Canada et de l’étranger.
Les comités consultatifs ne sont pas destinés à accomplir les fonctions des comités de normalisation des grains déterminées par les alinéas 24(2)b) et 24(2)b) de la Loi sur les grains du Canada. Les comités consultatifs sont distincts de tout sous-comité établi en vertu de l’article 25 de la Loi sur les grains du Canada.
Composition des comités
Composition des comités consultatifs
Chaque comité consultatif est composé comme suit :
- un président nommé par la Commission canadienne des grains représentant le comité consultatif lors des réunions du Comité de normalisation des grains de l’Ouest et du Comité de normalisation des grains de l’Est;
- des producteurs et des membres de l’industrie sélectionnés par la Commission canadienne des grains;
- un inspecteur des grains de la Commission canadienne des grains et un scientifique de la Commission canadienne des grains.
La composition des comités consultatifs est souple et liée aux questions propres aux produits. Les principaux membres incluent des producteurs de grain et des représentants de l’industrie. Des ressources humaines additionnelles peuvent être recrutées, au cas par cas, à la discrétion de chaque comité consultatif et en collaboration avec le Commission canadienne des grains. Des groupes de travail peuvent être établis de temps à autre, à la discrétion du comité consultatif.
Processus de demande d’adhésion
La Commission canadienne des grains invite les organisations de producteurs et de l’industrie à présenter la candidature de membres éventuels des comités consultatifs. Pour obtenir une représentation élargie, la Commission canadienne des grains peut inviter des personnes non nommées par une organisation à présenter elles aussi leur candidature. La Commission canadienne des grains examine ensuite toutes les candidatures afin de choisir les représentants qui permettront à chaque comité consultatif d’atteindre ses objectifs.
Durée du mandat
Les membres des comités consultatifs sont nommés pour une période de trois ans, avec une possibilité de renouvellement pour une période maximale de deux ans à deux reprises.
Traitement et indemnités
Chaque membre des comités consultatifs (à l’exception de ceux qui sont des employés de la fonction publique fédérale) a le droit de percevoir le traitement que fixe la Commission canadienne des grains par le règlement administratif no 7, ainsi que des indemnités pour les frais de voyage jugés raisonnables et autres frais découlant de l’exercice, hors de leur lieu de résidence habituel, de leurs fonctions de membre. Se reporter à l’annexe 1 : Indemnités et demandes de remboursement de frais de voyage.
Responsabilités communes à l’ensemble des membres
- Soumettre des questions propres aux produits liées au classement des grains, aux normes relatives aux grains, à l’équipement d’analyse des grains ou aux échantillons-types comme points à l’ordre du jour pour qu’elles soient approfondies.
- Assister aux réunions du comité consultatif.
- Présenter le point de vue de l’organisation ou du domaine d’expertise qu’ils représentent.
- Communiquer aux intervenants qu’ils représentent les délibérations tenues lors des réunions du comité.
- S’engager à donner suite aux mesures à prendre et exécuter les tâches du comité de façon professionnelle.
Réunions
Fréquence
Les réunions de chaque comité consultatif ont lieu au moins deux fois par année avant les réunions du comité de normalisation des grains du printemps et de l’automne; des réunions additionnelles ont lieu au besoin. Les réunions se déroulent en personne ou de façon virtuelle, ou par une combinaison de ces méthodes. La Commission canadienne des grains peut décider des modalités préférées pour chaque réunion.
Avis
Les avis de réunion du comité consultatif sont envoyés à l’avance à l’ensemble des membres du comité. La Commission canadienne des grains envoie les avis de réunion aux membres du comité consultatif au moins 30 jours avant la tenue des réunions ordinaires du comité consultatif. Les avis comprennent un modèle que les membres doivent utiliser pour soumettre des points à l’ordre du jour de la réunion et précisent la date limite pour ce faire.
Quorum
La moitié des membres d’un comité consultatif constitue le quorum.
Présidence
Le rôle du président consiste à établir l’ordre du jour de la réunion, à faciliter la participation de l’ensemble des membres, à diriger la participation des membres et à établir une liaison avec les comités de normalisation afin de communiquer les conseils des comités consultatifs.
Remplaçants
Si un membre nommé n’est pas en mesure d’assister à une réunion du comité consultatif, l’organisation l’ayant nommé peut demander qu’une personne agisse à sa place. L’organisation ayant procédé à la nomination soumet avant la réunion au président du comité consultatif une demande écrite indiquant le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la personne demandée à titre de remplaçante. Les remplaçants peuvent voter au nom du membre nommé qu’ils remplacent.
Observateurs
- Quiconque souhaite assister à une réunion d’un comité consultatif à titre d’observateur doit en faire la demande au président au moins 48 heures avant la tenue de la réunion.
- Le président décide s’il approuve ou non une demande de statut d’observateur.
- Les observateurs ne peuvent participer aux votes du comité et ne sont pas comptés dans le quorum d’un comité consultatif.
- Les observateurs ne peuvent participer aux discussions que si le président les y a préalablement autorisés ou les y invite pendant la réunion.
- Les observateurs n’ont droit à aucun traitement pour leur participation ni à aucune indemnité pour leurs frais de voyage ou autres frais.
Absentéisme
Les membres (ou leurs remplaçants) qui manquent trois réunions consécutives sans avoir au préalable informé le président de leur absence sont réputés avoir quitté le comité consultatif et reçoivent un avis écrit du président le leur confirmant.
Recommandations et vote
Le comité consultatif s’efforce d’arriver à un consensus sur les décisions concernant les recommandations. Si un consensus n’est pas obtenu, le comité consultatif soumet la question au vote.
Un membre du comité consultatif présente une motion pour adopter une résolution et, si aucun autre membre ne seconde la motion, le comité procède à une discussion officielle de la résolution suivie d’un vote. Les votes sur les résolutions ne sont pas contraignants; ils sont plutôt destinés à aider le comité de normalisation des grains à faire ses recommandations à la Commission canadienne des grains.
Comptes rendus des réunions
La Commission canadienne des grains conserve pour chaque réunion un résumé incluant une liste des présences, les points à l’ordre du jour, les votes tenus, les conclusions faites, les recommandations du comité et les mesures de suivi attribuées, dans le but d’informer le comité de normalisation des grains.
Confidentialité
Traitement des documents, des discussions et des renseignements relatifs aux réunions
Les documents, les discussions et les renseignements relatifs aux réunions ne sont pas considérés comme étant confidentiels, sauf s’ils se rapportent à une réunion tenue à huis clos ou partiellement tenue à huis clos. Les renseignements personnels sont traités conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Réunions tenues à huis clos
À la discrétion du président, un comité consultatif peut tenir des réunions à huis clos, ou des parties de ses réunions à huis clos, auxquelles seuls les membres réguliers du comité consultatif peuvent assister. Les délibérations tenues lors des réunions à huis clos sont strictement confidentielles, et les documents présentés dans le cadre de ces réunions ne doivent pas être communiqués. Aucun enregistrement des réunions ou des parties de réunions tenues à huis clos ne peut être conservé.
Ouverture et transparence
La Commission canadienne des grains s’est engagée à faire preuve d’ouverture et de transparence, ainsi qu’à prendre des décisions fondées sur des données probantes. La Commission canadienne des grains transmet l’information conformément à ses engagements en matière de communication et de transparence énoncés à l’annexe 2.
Divulgation proactive
La Commission canadienne des grains est tenue de divulguer de façon proactive les frais de voyage et d’accueil, de la manière et dans les délais prescrits par le contrôleur général du Canada. Les renseignements visés par une obligation de divulgation proactive sont affichés dans la section Divulgation proactive de Gouvernement ouvert.
Examen du mandat des comités consultatifs de normalisation des grains
La Commission canadienne des grains procède à l’examen du présent mandat au moins une fois tous les cinq ans.
Annexe 1 : Indemnités et demandes de remboursement de frais de voyage
Contexte
La Directive sur les voyages du Conseil national mixte s’applique aux fonctionnaires, au personnel exonéré et aux autres personnes autorisées à voyager pour le compte du gouvernement.
Les membres des comités consultatifs qui ne sont pas des fonctionnaires ont droit aux indemnités suivantes :
- une indemnité journalière de 310 $ pour chaque réunion du comité à laquelle ils assistent en personne, ainsi que le remboursement des frais raisonnables engagés à cette fin;
- une indemnité journalière de 100 $ pour chaque réunion à laquelle ils assistent de façon virtuelle, plus une indemnité supplémentaire de 10 $ pour chaque tranche de 15 minutes supplémentaire lorsqu’une réunion dure plus de deux heures;
- lorsque la Commission canadienne des grains fournit des documents à examiner préalablement à une réunion du comité, une indemnité de 40 $ l’heure pour la préparation et jusqu’à concurrence de 160 $ pour les réunions auxquelles les membres assistent en personne ou de façon virtuelle;
- une indemnité de voyage journalière lorsqu’ils assistent à une réunion en personne, conformément à la Directive sur les voyages;
- une indemnité forfaitaire supplémentaire de 100 $ pour tout membre qui n’est pas fonctionnaire et qui doit effectuer un déplacement de plus de cinq heures (aller simple) pour assister en personne à une réunion du comité. Les demandes de remboursement de frais de voyage soumises par les membres doivent être accompagnées de tous les reçus pertinents à des fins d’audit.
Aux termes de la Directive sur les voyages, les voyageurs ont les responsabilités suivantes :
- prendre connaissance des dispositions de la Directive sur les voyages;
- consulter l’employeur et obtenir l’autorisation de voyager conformément à la Directive sur les voyages;
- informer l’employeur (la Commission canadienne des grains) de tout besoin particulier pouvant nécessiter des mesures d’adaptation;
- remplir et soumettre une demande de remboursement de frais de voyage accompagnée des pièces justificatives nécessaires aussitôt que possible après la fin du voyage.
Annexe 2 : Engagements en matière de communication et de transparence
Avant les réunions des comités consultatifs de normalisation des grains
- La Commission canadienne des grains :
- invite les producteurs et les groupes d’intervenants de l’industrie par l’entremise des médias sociaux à communiquer avec la Commission canadienne des grains ou les membres des comités pour leur soumettre des questions, des préoccupations ou des sujets de discussion liés au classement des grains ou aux normes relatives aux grains, au moins deux mois avant la tenue des réunions prévues des comités consultatifs de normalisation des grains;
- tire parti de la mobilisation des intervenants pour demander aux groupes d’intervenants de soumettre des questions, des préoccupations ou des sujets de discussion liés au classement des grains ou aux normes relatives aux grains;
- fournit des instructions, sur les pages Web des comités de normalisation des grains, quant à la façon dont les intervenants peuvent communiquer avec la Commission canadienne des grains ou les membres des comités pour leur soumettre des questions, des préoccupations ou des sujets de discussion liés au classement des grains ou aux normes relatives aux grains;
- fournit des instructions, sur les pages Web des comités de normalisation des grains, quant à la façon dont les intervenants peuvent assister aux réunions des comités consultatifs de normalisation des grains à titre d’observateurs;
- envoie un avis de réunion aux membres des comités consultatifs de normalisation des grains et aux groupes d'intervenants représentés, en leur demandant de soumettre de nouveaux points de discussion un mois avant les réunions des comités consultatifs de normalisation des grains;
- envoie les ordres du jour aux membres des comités consultatifs de normalisation des grains et aux groupes d’intervenants représentés une semaine avant la tenue des réunions des comités consultatifs de normalisation des grains.
Après la tenue des réunions des comités consultatifs de normalisation des grains
- Un résumé des réunions des comités consultatifs de normalisation des grains est ajouté aux comptes rendus des discussion des comités de normalisation des grains.
Après la tenue des réunions des comités de normalisation des grains
- Quatre semaines après la tenue des réunions des comités de normalisation des grains, la Commission canadienne des grains publie les compte rendus des discussions sur son site Web et les diffuse dans les médias sociaux.
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