Mandat des comités de normalisation des grains

Fonctions

Conformément au paragraphe 24(2) de la Loi sur les grains du Canada, les comités de normalisation des grains ont pour tâche d’examiner les échantillons de grain qui leur sont fournis par la Commission canadienne des grains et de :

1. choisir et proposer à la Commission canadienne des grains les échantillons de chaque grade de grain pour lequel un échantillon caractéristique a été préparé et qui, à leur avis, représentent le plus fidèlement possible la qualité minimale de ce grade;
2. proposer à la Commission canadienne des grains, pour les autres grades de grain, les appellations et caractéristiques qu’ils estiment nécessaire d’établir pour la campagne agricole courante;
3. choisir et proposer à la Commission canadienne des grains les échantillons de chaque grade de grain proposé en application de l’alinéa b) qui, à leur avis, représentent le plus fidèlement possible la qualité minimale de ce grade.

Conformément à l’alinéa 25b) de la Loi sur les grains du Canada, chaque comité de normalisation peut, faute de pouvoir obtenir, au cours d’une campagne agricole, un échantillon d’un grade donné ou si, à son avis, il n’y a pas de différence importante dans la qualité du grade par rapport à la récolte de l’année précédente, proposer à la Commission canadienne des grains un échantillon du même grade approuvé par celle-ci lors d’une campagne agricole antérieure.

Conformément à l’alinéa 20(1)b) de la Loi sur les grains du Canada, les comités de normalisation des grains peuvent également exercer d’autres fonctions que la Commission canadienne des grains leur assigne en vue de l’établissement de normes pour les grains.

Considérations

Dans le cadre des délibérations tenues dans l’exercice des fonctions susmentionnées, les comités de normalisation des grains peuvent tenir compte, entre autres facteurs, des répercussions sur l’ensemble des aspects de la chaîne de valeur des grains, y compris les producteurs, l’industrie, et les clients du Canada et de l’étranger, pour présenter à la Commission canadienne des grains des recommandations fondées sur la science.

Délégation de fonctions

L’article 25 de la Loi sur les grains du Canada autorise un comité de normalisation des grains à déléguer certaines de ses responsabilités à un sous-comité formé de quelques-uns de ses membres, qui peuvent alors faire des recommandations à la Commission canadienne des grains. Il n’existe actuellement aucun sous-comité.

Comités consultatifs de normalisation des grains

La Commission canadienne des grains peut également, par règlement administratif, créer des comités consultatifs de normalisation des grains pour examiner en profondeur des questions relatives à la qualité des grains et fournir des conseils techniques aux comités de normalisation des grains en se fondant sur la recherche scientifique ou l’expérience professionnelle . Les comités consultatifs de normalisation des grains ont leur propre mandat et sont distincts de tout sous-comité créé en vertu de l’article 25 de la Loi sur les grains du Canada.

Composition du Comité de normalisation des grains de l’Ouest

1. un commissaire, un inspecteur des grains et un scientifique;
2. deux personnes désignées par le sous-ministre de l'Agriculture et de l’Agroalimentaire;
3. deux personnes choisies parmi les transformateurs de grain;
4. deux personnes choisies parmi les exportateurs de grain;
5. douze producteurs-exploitants de grain de l’Ouest;
6. au plus quatre autres personnes, selon que la Commission canadienne des grains l’estime opportun.

Composition du Comité de normalisation des grains de l’Est

1. un commissaire, un inspecteur des grains et un scientifique;
2. une personne désignée par le sous-ministre de l'Agriculture et de l’Agroalimentaire;
3. quatre personnes choisies parmi les transformateurs et les exportateurs de grain;
4. au plus quatre producteurs-exploitants de grain de l’Est;
5. au plus trois autres personnes, selon que la Commission canadienne des grains l’estime opportun.

Durée du mandat

Conformément au paragraphe 21(2) de la Loi sur les grains du Canada, la Commission canadienne des grains est chargée de fixer, par règlement administratif, la durée du mandat des membres des comités de normalisation des grains qui ne sont pas employés dans la fonction publique fédérale. La durée du mandat des membres d’un comité de normalisation des grains ne peut excéder sept années consécutives, sauf dans le cas des membres qui sont des employés de la fonction publique fédérale.

Le règlement administratif no 4 fixe la durée maximale du mandat à trois ans à compter de la date de la nomination initiale et prévoit que le mandat peut être renouvelé au plus deux fois pour une période de deux ans chaque fois.

Serment professionnel ou déclaration solennelle

Conformément au paragraphe 21(1) de la Loi sur les grains du Canada, les membres des comités de normalisation des grains (à l’exception de ceux qui sont des employés de la fonction publique fédérale) sont tenus de prêter le serment professionnel ou de faire une affirmation solennelle préalablement à leur entrée en fonction. Le serment professionnel et l’affirmation solennelle sont présentés séparément à l’annexe II du Règlement sur les grains du Canada.

Traitement et indemnités

Conformément à l’article 22 de la Loi sur les grains du Canada, les membres des comités de normalisation des grains (à l’exception de ceux qui sont des employés de la fonction publique fédérale) ont droit de percevoir le traitement que fixe la Commission canadienne des grains par règlement administratif ainsi que des indemnités pour les frais de voyage jugés raisonnables et autres frais découlant de l’exercice de leurs fonctions de membre hors de leur lieu de résidence habituel. Consulter l’annexe 1 : Indemnités et demandes de remboursement de frais de voyage.

Responsabilités communes à l’ensemble des membres

• Soumettre des questions liées au classement des grains, aux normes relatives aux grains ou aux échantillons-types comme points qui pourraient être placés à l’ordre du jour des réunions du comité de normalisation des grains ou d’un comité consultatif de normalisation des grains.
• Assister aux réunions du comité de normalisation des grains.
• Présenter le point de vue de l’organisation ou du domaine d’expertise qu’ils représentent.
• Communiquer aux intervenants qu’ils représentent les délibérations tenues lors des réunions du comité.
• S’engager à donner suite aux mesures à prendre et exécuter les tâches du comité de façon professionnelle.

Fréquence

Les réunions se déroulent en personne ou de façon virtuelle, ou par une combinaison de ces méthodes, et ont lieu au moins deux fois par année, au printemps et à l’automne. D’autres réunions peuvent être convoquées selon les besoins. La Commission canadienne des grains peut décider des modalités préférées pour chaque réunion.

Avis

Les avis de réunion de chaque comité de normalisation des grains seront envoyés à l’avance à l’ensemble des membres du comité. La Commission canadienne des grains fournira les avis de réunion aux membres du comité au moins 30 jours avant la tenue des réunions ordinaires du comité de normalisation. Les avis comprendront un modèle que les membres devront utiliser pour soumettre des points à l’ordre du jour de la réunion et préciseront la date limite pour ce faire.

Quorum

La moitié des membres d’un comité de normalisation des grains constitue le quorum.

Président

Un commissaire assumera la présidence de chacune des réunions des comités de normalisation des grains . Le rôle du président consiste à établir l’ordre du jour de la réunion, à faciliter la participation de l’ensemble des membres et à modérer les discussions.

Participation de personnes autres que les membres

Observateurs

1. Quiconque souhaite assister à une réunion d’un comité de normalisation des grains à titre d’observateur doit en faire la demande au président au moins 48 heures avant la tenue de la réunion.
2. Le président décide s’il approuve ou non une demande de statut d’observateur.
3. Les observateurs ne peuvent participer aux votes du comité et ne sont pas comptés dans le quorum d’un comité de normalisation des grains.
4. Les observateurs ne peuvent participer aux discussions que si le président les y a préalablement autorisés ou les y invite pendant la réunion.
5. Les observateurs n’ont droit à aucun traitement pour leur participation et à aucune indemnité pour leurs frais de voyage ou autre frais.

Absentéisme

Les membres qui manquent trois réunions consécutives sans avoir au préalable informé le président de leur absence seront réputés avoir quitté le comité et recevront un avis écrit du président le leur confirmant.

Recommandations et vote

Un comité de normalisation des grains peut approuver ses propres procédures en ce qui concerne le dépôt de recommandations et le déroulement des votes.

Les motions visant l’adoption de recommandations ne peuvent être présentées que par les membres réguliers et seulement après que la question ait été dûment examinée par le comité de normalisation des grains ou ses comités consultatifs. Les recommandations sont adoptées à la majorité des voix lors des réunions du comité de normalisation des grains. Pour qu’une recommandation soit adoptée, un membre doit présenter une motion portant adoption de la recommandation, un autre membre doit appuyer la motion, et les membres doivent voter majoritairement en faveur de la recommandation. Les membres qui s’opposent à une recommandation auront l’occasion de formuler des observations sur la question, lesquelles seront consignées dans le compte rendu de la réunion.

Comptes rendus des réunions

La Commission canadienne des grains conservera un compte rendu de chaque réunion qui fera état des présences, des points à l’ordre du jour, des conclusions des délibérations, des recommandations du comité ainsi que des mesures à prendre et de leur responsable.

Un compte rendu de chaque réunion ordinaire sera publié sur le site Web de la Commission canadienne des grains dans les quatre semaines suivant la réunion.

Confidentialité

Traitement des documents, des discussions et des renseignements relatifs aux réunions

Les documents, les discussions et les renseignements relatifs aux réunions ne sont pas considérés comme étant confidentiels, sauf s’ils se rapportent à une réunion tenue à huis clos ou à une partie d’une réunion tenue à huis clos. Les renseignements personnels seront traités conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Réunions tenues à huis clos

À la discrétion du président, un comité de normalisation des grains peut tenir des réunions à huis clos, ou des parties de ses réunions à huis clos, auxquelles seuls les membres réguliers du comité de normalisation peuvent assister. Les délibérations tenues lors des réunions à huis clos sont strictement confidentielles, et les documents présentés dans le cadre de ces réunions ne doivent pas être communiqués. Aucun enregistrement des réunions ou des parties de réunions tenues à huis clos ne peut être conservé. Il est de même interdit de conserver des notes prises lors des réunions ou des parties de réunions tenues à huis clos.

Ouverture et transparence

La Commission canadienne des grains s’est engagée à faire preuve d’ouverture et de transparence, ainsi qu’à prendre des décisions fondées sur des données probantes. La Commission canadienne des grains transmettra l’information conformément à ses engagements en matière de communication et de transparence, énoncés à l’annexe 2.

Rôle de la Commission canadienne des grains

Recommandations des comités de normalisation des grains

Conformément aux dispositions de l’article 26 de la Loi sur les grains du Canada, la Commission canadienne des grains examinera les recommandations des comités de normalisation des grains afin de désigner :

• des échantillons-types normaux (primaires) pour chacun des grades de grain pour lesquels un échantillon caractéristique a été préparé et pour les autres grades pour lesquels elle juge opportun de le faire;
• des échantillons-types d’exportation pour chacun des grades de grain de l’Ouest pour lesquels un échantillon caractéristique a été préparé conformément à l’alinéa 23a) et pour les autres grades pour lesquels elle juge opportun de le faire.

Communication des décisions

Les décisions de la Commission canadienne des grains quant à la désignation des échantillons-types seront communiquées aux comités de normalisation des grains le plus tôt possible par l’entremise du bureau de l’inspecteur en chef des grains.

Soutien à la recherche

Les scientifiques du Laboratoire de recherches sur les grains appuieront les comités de normalisation des grains en leur fournissant des conseils d’experts sur des questions techniques liées à la qualité des grains et sur les utilisations commerciales finales des grains canadiens, dans le cadre des réunions des comités.

Soutien des comités consultatifs de normalisation des grains

Les présidents des comités consultatifs prendront les dispositions pour que des rapports soient transmis et présentés aux comités de normalisation des grains, au besoin.

Soutien administratif

La Commission canadienne des grains fournira le soutien administratif suivant aux comités de normalisation des grains :

• la préparation et l’envoi des avis de réunion et de l’ordre du jour de chaque réunion;
• la coordination des présentations et la distribution des rapports et/ou des documents connexes préparés pour les comités de normalisation des grains à des fins d’information ou d’examen;
• la préparation et la distribution des comptes rendus des réunions de chaque comité de normalisation des grains;
• la conservation de copies de tous les documents, rapports et autres éléments produits, reçus et/ou approuvés par les comités de normalisation des grains;
• une aide pour les préparatifs de voyage et les demandes de remboursement de frais de voyage;
• une aide technique pour la tenue de téléconférences et de vidéoconférences;
• la coordination de l’orientation pour les nouveaux membres, y compris la communication du présent mandat et l’organisation de visites d’installations.