Politique de remise des frais de service de la Commission canadienne des grains en vertu de la Loi sur les frais de service

1. Date d’entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1er août 2021.

2. Champ d’application

La présente politique ne s’applique qu’à certains droits (frais) de la Commission canadienne des grains énumérés à l’annexe 1 du Règlement sur les grains du Canada.

La présente politique ne s’applique pas aux frais énumérés à l’annexe 1 du Règlement sur les grains du Canada qui sont considérés comme des frais de faible importance en vertu du Règlement sur les frais de faible importance. Les articles 3 à 18 de la Loi sur les frais de service ne s’appliquent pas aux frais de faible importance.

De plus, la présente politique ne s’applique pas aux frais de la Commission canadienne des grains qui ne figurent pas à l’annexe 1 du Règlement sur les grains du Canada, car ceux-ci sont exemptés de l’article 7 de la Loi sur les frais de service.

3. Contexte

Conformément à la Loi sur les frais de service, la Commission canadienne des grains a établi des normes de rendement pour ses frais. Les normes de rendement constituent un engagement public par rapport à un niveau de rendement mesurable auquel un payeur de frais peut s’attendre dans des circonstances normales. Les normes de rendement de la Commission canadienne des grains sont définies en tant que normes de service sur le site Web du MinistèreNote de bas de page 1.

L’article 7 de la Loi sur les frais de service exige que les ministères versent une remise à un payeur s’il est déterminé qu’une norme de rendement relative à des frais de service n’a pas été respectée. Une partie des frais jugés appropriés doit être versée à toute personne touchée qui a payé les frais, avant le 1er juillet de l’exercice suivant. Les facteurs dont il faut tenir compte lorsqu’une norme de rendement n’est pas respectée, ainsi que la portion des frais qu’il est indiqué de remettre doivent être déterminés conformément aux politiques ou directives du Conseil du Trésor.

La présente politique établit les facteurs dont la Commission canadienne des grains doit tenir compte pour déterminer si une norme de service est considérée comme non respectée aux fins d’une remise.

4. Objectifs et résultats escomptés

La présente politique vise à :

  • décrire les facteurs à prendre en considération pour déterminer si une norme de service a été respectée ou non;
  • décrire les facteurs à prendre en considération pour déterminer si une remiseNote de bas de page 2 sera accordée à un payeur de frais dans le cas où une norme de service liée à des frais figurant à l’annexe 1 du Règlement sur les grains du Canada n’a pas été respectée.

Les résultats escomptés sont les suivants :

  • La Commission canadienne des grains s’acquitte de ses responsabilités en matière de remise lorsqu’une norme de service n’est pas respectée pour les frais établis à l’annexe 1 du Règlement sur les grains du Canada.
  • Lorsqu’une norme de rendement n’est pas respectée, la partie appropriée des frais à verser est juste et cohérente.

5. Facteurs à prendre en considération

Facteurs à prendre en considération pour déterminer si une norme de service n’est pas respectée et si une remise sera accordée :

  • Lorsqu’une norme de rendement est une période, cette période ne commence pas tant que le payeur de frais n’a pas satisfait à toutes les exigences liées au service demandé et payé les frais pour le service.
  • La décision quant au respect ou non d’une norme de service est évaluée selon le cas particulier.
  • Les circonstances opérationnelles de la Commission canadienne des grains seront prises en considération. Par exemple :
    • pour déterminer s’il y a eu des circonstances exceptionnelles indépendantes de la volonté de la Commission canadienne des grains qui ont eu une incidence sur la prestation des services, comme une panne de matériel, une interruption ou une défaillance du système, la fermeture imprévue de bureaux, un conflit de travail, une catastrophe naturelle ou une situation d’urgence. S’il est déterminé que ces circonstances exceptionnelles ont entraîné le non-respect d’une norme de service, les frais ne seront pas remis.
  • Si les retards dans la prestation des services ont été causés par des facteurs que le payeur de frais aurait pu contrôler, les frais ne sont pas remis. Par exemple, la présentation d’une demande ou d’un document incomplet ou inexact; la restriction ou le refus de l’accès aux locaux pour le personnel de la Commission canadienne des grains, y compris pour des raisons de sécurité; tout autre retard qui relève du payeur de frais et qui fait en sorte que la Commission canadienne des grains ne respecte pas la norme de service.

6. Montant de remise

Lorsque la Commission canadienne des grains détermine qu’une norme de service n’a pas été respectée et qu’une remise sera accordée, elle enclenche le processus de remise pour rembourser au payeur de frais une partie ou la totalité des frais payés.

Les montants de la Commission canadienne des grains sont déterminés en fonction du temps écoulé entre la fin d’une norme de service et la date à laquelle le service est fourni, et de l’incidence sur le payeur de frais. Le montant de remise ne doit pas dépasser 100 % des frais facturés. Lorsque des frais ont été payés et qu’en fin de compte le service n’est pas fourni, le montant complet des frais est remis.

Les intérêts ne sont pas payables sur une remise conformément à la disposition 4.2.4.3 de la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales du Conseil du Trésor.

7. Versement d’une remise

Les remises seront automatiquement versées par la Commission canadienne des grains conformément à la Loi sur les frais de service et à la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales du Conseil du Trésor.

La Commission canadienne des grains a la responsabilité de verser les remises, et les payeurs de frais n’ont pas à en faire la demande.

Des remises seront versées régulièrement tout au long de l’année, et les payeurs de frais seront avisés lorsque la CCG déterminera qu’une remise doit être versée.

Des remises seront versées sous forme de remboursement ou de note de crédit conformément au mécanisme de remboursement existant de la Commission canadienne des grains pour chaque type de frais. Toutes les remises seront effectuées avant le 1er juillet de l’exercice suivantNote de bas de page 3.

La Commission canadienne des grains fera un effort raisonnable pour remettreNote de bas de page 4 la partie appropriée des frais au payeur de frais. Pour être en mesure de procéder à une remise, la Commission doit recevoir des renseignements à jour sur le payeur de frais.

8. Examen de la politique de remise et des normes de service

La Commission canadienne des grains examinera et mettra à jour sa politique de remise chaque année ou au besoin.

La Commission canadienne des grains effectue un examen complet de tous les frais et de toutes les normes de service aux cinq ans. Le prochain examen est prévu pour 2022-2023. La Commission canadienne des grains peut également s’attaquer à des situations problématiques en dehors du cycle quinquennal d’examen des droits, au besoin. Les normes de service de la Commission canadienne des grains pour les frais figurant à l’annexe 1 du Règlement sur les grains du Canada sont examinées, et les intervenants sont consultés dans le cadre du processus de modification des frais réglementaires.

9. Rôles et responsabilités

Le chef de la direction financière de la Commission canadienne des grains a la responsabilité de veiller à ce qu’une politique et des procédures ministérielles visant les remises accordées aux payeurs de frais en vertu de l’article 7 de la Loi sur les frais de service soient établies et respectées. Il doit notamment veiller à ce que la politique et les procédures de remise soient à la disposition du public.

Le chef des opérations de la Commission canadienne des grains a la responsabilité d’établir des normes de service relativement aux frais exigibles pour les services et l’octroi de droits et de privilèges conformément aux politiques et aux directives pertinentes du Conseil du Trésor. Le chef des opérations a également la responsabilité d’établir et de mettre en œuvre des processus de suivi et de surveillance de l’imputation des frais, de la conformité aux normes de service et des remises.

Les gestionnaires de programme de la Commission canadienne des grains ont la responsabilité de lancer le processus de versement d’une remise, conformément à la présente politique, lorsqu’il est déterminé qu’une norme de service n’a pas été respectée.

10. Demande de renseignements

Les commentaires, les questions ou les préoccupations au sujet de la Politique de remise de la Commission canadienne des grains ou des normes de service doivent être envoyés à l’adresse contact@grainscanada.gc.ca.

Annexe A : Montants de remise

  Nom des frais Norme de service Formule de remise
Inspection officielle
1. Inspection officielle – navires
  • Lorsque le grain chargé est d’un grade autre que celui commandé ou que ses caractéristiques ne correspondent pas à ce qui a été commandé, la Commission canadienne des grains informe le personnel du silo de la non-conformité dans l’heure qui suit le chargement de l’échantillon.
  • Un certificat final original est délivré au client dans les deux jours ouvrablesFootnote 5 suivant :
    • l’approbation du poids officiel par les Services de pesée;
    • la détermination du grade par les Services d’inspection.
  • Formulaire de non-conformité – pour le chargement supplémentaire, si un formulaire de non-conformité n’est pas délivré dans l’heure suivant le traitement de l’échantillon, le montant de remise est le droit par tonne multiplié par le tonnage de l’augmentation manquée (p. ex., volume de 2 000 tonnes multiplié par le droit d’inspection par tonne).
  • Certificat final – tarif forfaitaire de 2 500 $ par jour ouvrable après la norme de deux jours
2. Inspection officielle – wagons, camions ou conteneurs
  • Les exigences relatives à la norme de service prévues par la Loi sur les frais de service ne s’appliquent pas, car il s’agit de frais de faible importance.
  • La remise ne s’applique pas, car il s’agit de frais de faible importance.
Réinspection
3. Réinspection du grain
  • Les exigences relatives à la norme de service prévues par la Loi sur les frais de service ne s’appliquent pas, car il s’agit de frais de faible importance.
  • La remise ne s’applique pas, car il s’agit de frais de faible importance.
Pesée officielle
4. Pesée officielle – navires
  • Un certificat final original est délivré au client dans les deux jours ouvrables suivant :
    • l’approbation du poids officiel par les Services de pesée;
    • la détermination du grade par les Services d’inspection.
  • Liée à la délivrance du certificat final et du montant de remise indiqué dans les frais de service d’inspection officielle des navires. Aucune remise supplémentaire n’est offerte.
5. Pesée officielle – wagons, camions ou conteneurs
  • Les exigences relatives à la norme de service prévues par la Loi sur les frais de service ne s’appliquent pas, car il s’agit de frais de faible importance.
  • La remise ne s’applique pas, car il s’agit de frais de faible importance.
Fournisseur de services autorisé – inspection ou pesée
6. Autorisation d’un tiers
  • Après réception d’une demande dûment remplie, une décision relative à l’autorisation d’un fournisseur de services est prise et un avis est remis au demandeur dans les 10 jours ouvrables.
  • 50 % des frais pour chaque jour ouvrable suivant la norme de dix jours.
Frais supplémentaires pour l’inspection officielle
7. Déplacement et hébergement pour des services d’inspection officielle rendus hors des lieux habituels
  • Des employés sont disponibles pour effectuer une inspection officielle dans les endroits où une telle inspection n’est pas offerte sur place.
  • Si aucun employé de la CCG n’est disponible, les frais ne sont pas facturés. La remise ne s’applique pas.
8. Réservation de service non prévus – annulation (à payer par l’exploitant du silo)
  • Des employés sont réservés pour effectuer une inspection officielle en dehors des heures d’ouverture normales prévues à un endroit donné.
  • Si le personnel de la Commission canadienne des grains est réservé pour une inspection officielle en dehors des heures normales de travail, les frais seront facturés lorsque le service sera annulé par l’exploitant du silo. La remise ne s’applique pas.
Délivrance de licence
9. Licence de pleine durée
  • Une trousse de renouvellement est envoyée au titulaire de licence trois mois avant la date du renouvellement annuel.
  • 10 % des frais annuels si les documents de renouvellement sont envoyés d’un à 30 jours en retard
  • 20 % des frais annuels si les documents de renouvellement sont envoyés de 31 à 60 jours en retard
  • 30 % des frais annuels si les documents de renouvellement sont envoyés plus de 61 jours en retard
  • La ou les licences sont envoyées au titulaire à leur date d’entrée en vigueur ou avant.
  • 20 % du montant des frais mensuels pour chaque jour ouvrable suivant la date d’entrée en vigueur de la licence
  • Le site Web de la Commission canadienne des grains est mis à jour dans les trois jours ouvrables suivant la date d’entrée en vigueur du changement de statut d’un titulaire de licence, et les rapports publiés sont mis à jour chaque semaine ou au besoin.
  • 33 % du montant des frais mensuels pour chaque jour ouvrable suivant la norme de trois jours
10. Licence à court terme
  • La ou les licences sont envoyées au titulaire à leur date d’entrée en vigueur ou avant.
  • 20 % du montant des frais mensuels pour chaque jour ouvrable suivant la date d’entrée en vigueur de la licence
Wagons de producteurs
11. Demande de wagon de producteur
  • Les exigences relatives à la norme de service prévues par la Loi sur les frais de service ne s’appliquent pas, car il s’agit de frais de faible importance.
  • La remise ne s’applique pas, car il s’agit de frais de faible importance.
Inspection des échantillons soumis
12. Inspection d’un échantillon soumis
  • Les exigences relatives à la norme de service prévues par la Loi sur les frais de service ne s’appliquent pas, car il s’agit de frais de faible importance.
  • La remise ne s’applique pas, car il s’agit de frais de faible importance.
Services d’échantillonnage
13. Échantillon officiel
  • Lorsque la demande arrive avant le chargement du transporteur, les échantillons sont fournis dans les deux jours ouvrables suivant la fin du chargement du transporteur et la réception de l’échantillon officiel à un bureau régional de la Commission canadienne des grains.
  • 50 % des frais pour chaque jour ouvrable suivant la norme de deux jours
  • Lorsque la demande arrive après le chargement du transporteur, les échantillons, s’il est possible d’en obtenir, sont fournis dans les quatre jours ouvrables suivant la demande.
  • 50 % des frais pour chaque jour ouvrable suivant la norme de deux jours
Documentation
14. Documentation fournie
  • Les documents demandés sont transmis au client dans les deux jours ouvrables suivant :
    • l’approbation du poids officiel par les Services de pesée;
    • la détermination du grade, des facteurs de classement et des résultats du classement par les Services d’inspection;
    • la réception de la demande de documents définitifs de la part de l’expéditeur ou de l’exportateur;
    • la réception des résultats d’analyse requis.
  • 50 % des frais pour chaque jour ouvrable suivant la norme de deux jours