Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l’accès à l’information

1. Introduction

La Commission canadienne des grains (CCG) présente au Parlement son Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la « Loi ») pour l’exercice financier 2019-2020 (du 1^er avril 2019 au 31 mars 2020). Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l’article 94 de la Loi et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

La Loi accorde aux citoyens, aux résidents permanents et à toute personne ou entreprise présente au Canada le droit d’accéder aux documents du gouvernement fédéral assujettis à la Loi. La Loi stipule que l’information gouvernementale doit être accessible au public, définit les exceptions nécessaires à ce droit et prévoit que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale doivent être contrôlées par une source indépendante du gouvernement.

Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le présent rapport fournit un aperçu des activités de la CCG en lien avec les responsabilités qui lui incombent aux termes de la Loi. Le présent rapport doit être examiné en parallèle avec le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020 de la CCG, qui a été déposé séparément.

La Commission canadienne des grains (CCG) est un ministère fédéral qui administre les dispositions de la Loi sur les grains du Canada (LGC). Aux termes de la Loi, la CCG « a pour mission de fixer et de faire respecter, au profit des producteurs de grain, des normes de qualité pour le grain canadien et de régir la manutention des grains au pays afin d’en assurer la fiabilité sur les marchés intérieur et extérieur ».

La principale responsabilité de la CCG est la réglementation des grains, ce qui consiste à réglementer la manutention des grains au Canada et à établir et maintenir des normes fondées sur la science pour le grain canadien. La CCG réglemente la manutention de 20 grains cultivés au Canada en vue de protéger les droits des producteurs et d’assurer l’intégrité du commerce des grains.

Les résultats ministériels associés à cette principale responsabilité sont que les marchés nationaux et internationaux considèrent le grain canadien comme étant fiable et salubre et que les producteurs sont dûment rémunérés pour leur grain. La CCG étaye l’exécution de cette responsabilité fondamentale au moyen de ses programmes : Qualité des grains, Recherches sur les grains et Mesures de protection des producteurs de grain.

2. Structure du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La CCG est soutenue par le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), qui l’aide à traiter les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels qu’elle reçoit et à y répondre.

Le chef des opérations de la CCG est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir la conformité de la CCG à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La CCG dispose d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dont les principales responsabilités consistent à :

• veiller au traitement opportun des demandes d’AIPRP de la CCG avec l’aide du bureau de l’AIPRP d’AAC;
• divulguer de manière proactive les résumés des demandes d’accès à l’information fermées sur le site Web de la CCG;
• fournir des conseils et des directives au personnel de la CCG relativement aux questions touchant l’AIPRP;
• rédiger les rapports annuels au Parlement et tenir à jour le chapitre d’Info Source consacré à la CCG;
• élaborer et mettre à jour les fichiers de renseignements personnels (FRP).

3. Délégation des pouvoirs

Le commissaire en chef de la CCG est chargé de répondre aux demandes de renseignements faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le paragraphe 95(1) de la Loi prévoit la délégation des pouvoirs, des tâches et des fonctions conférés par la Loi.

Le chef des opérations de la CCG dirige les activités de la CCG et relève du commissaire en chef. Le titulaire de ce poste est entièrement responsable des pouvoirs, des tâches et des fonctions conférés par la Loi qui lui ont été délégués.

L’instrument de délégation des pouvoirs pour l’application de la Loi figure aux annexes A et B du présent rapport.

4. Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Le rapport statistique détaillé de la CCG sur la Loi pour la période du 1^er avril 2019 au 31 mars 2020 figure à l’annexe C. En comparant ce rapport à celui de la période de référence précédente (1^er avril 2018 au 31 mars 2019), on constate que la CCG a reçu huit demandes d’information en vertu de la Loi.

Demandes d’accès à l’information reçues et achevées

• La CCG a reçu huit nouvelles demandes d’information en vertu de la Loi.
• Quatre demandes ont été reportées de la période de référence précédente.
• Douze demandes ont été achevées.
• Dans le cadre des demandes achevées, 11 747 pages ont été examinées.
• Sur ces 11 747 pages, 717 pages ont été communiquées intégralement ou en partie.

Exceptions invoquées

• Les rapports statistiques présentés en annexe fournissent des détails concernant les types d’exceptions appliquées aux renseignements contenus dans les dossiers pour les demandes achevées. Les trois exceptions les plus fréquemment invoquées par la CCG au cours de l’exercice ont été celles applicables en vertu du paragraphe 19(1) (renseignements personnels), de l’article 20 (renseignements confidentiels de tiers) et de l’article 21 (activités du gouvernement — avis, etc.).

Prorogations

• En vertu de la Loi, les délais de traitement des demandes de communication peuvent être prorogés pour 30 jours dans des cas précis. Au cours de l’exercice, six des douze demandes fermées ont fait l’objet d’une prorogation de 31 jours ou plus, parce que l’on devait consulter des tiers ou d’autres ministères, ou en raison du volume élevé de dossiers pertinents à examiner.

Demandes non officielles

• La CCG répond également aux demandes de renseignements non officielles provenant du public. Ces demandes non officielles visent généralement des dossiers précédemment communiqués dans le cadre d’une demande officielle d’accès à l’information.
• Aucune demande non officielle n’a été reçue au cours de la période visée par le rapport.

Consultations

Nombre de pages à examiner aux fins de consultation

• Aux termes de la Loi, la CCG doit également prendre part à des consultations avec d’autres institutions fédérales afin de leur fournir des recommandations relativement à la communication de renseignements concernant ses activités.
• Pour la période visée par le rapport, la CCG a reçu dix-sept demandes de consultation provenant d’autres institutions, et toutes ces demandes ont été achevées dans les 30 jours suivant leur réception.
• La CCG a examiné 327 pages pour le compte d’autres institutions.

En résumé :

La CCG a reçu vingt-cinq demandes au cours de l’exercice, soit huit demandes d’information et dix-sept demandes de consultation. Il s’agit d’une augmentation du nombre total de demandes reçues par rapport à l’exercice précédent (16 demandes reçues).

Conformément aux exigences du SCT, les résumés des demandes d’accès à l’information de la CCG achevées peuvent être consultés sur les pages Web du Gouvernement ouvert du gouvernement du Canada.

5. Déclaration des frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service impose à l’instance responsable de déclarer chaque année au Parlement les frais que l’institution a perçus.

S’agissant des droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-après sont communiqués conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information.
• Montant des frais : 10 $
• Revenu total : Le total des droits perçus pour l’exercice 2019-2020 était de 10 $.
• Dispense de frais : Aucune exonération de frais pour l’exercice 2019-2020.
• Coût de fonctionnement du programme : 13 170 $

6. Formation sur l’AIPRP

Au cours de l’exercice, le bureau de l’AIPRP d’AAC a offert des séances de formation à environ 40 employés de la CCG. Cette formation comprenait principalement :

• un aperçu des procédures administratives liées à l’accès à l’information;
• une description des rôles et des responsabilités des employés relativement aux responsabilités de la CCG aux termes de la Loi;
• une description des principes relatifs à l’obligation de prêter assistance;
• un aperçu des exceptions et des exclusions.

La CCG continue à tracer les grandes lignes des pratiques et des procédures en matière de gestion de l’information au sein de l’organisme dans le cadre d’un projet de gestion des documents et de l’information qui se poursuit.

7. Politiques, lignes directrices, procédures et obligations relatives à l’accès à l’information

Aucune politique, ligne directrice ou procédure n’a été mise en place ou revue par la CCG au cours de l’exercice 2019 à 2020.

8. Plaintes, enquêtes et vérifications relatives à l’accès à l’information

La Loi prévoit le recours à un système de vérification dans le but de garantir que les institutions fédérales respectent leurs obligations. Dans le cadre de cette procédure de vérification, un demandeur peut déposer une plainte auprès du commissaire à l’information du Canada, qui fera enquête pour son compte. Au terme de l’enquête, le commissaire à l’information présentera ses conclusions et déterminera si l’institution visée a géré la demande correctement.

La CCG n’a reçu aucune plainte durant la période visée.

Au cours de l’exercice, on n’a procédé à aucune vérification touchant les obligations de la CCG aux termes de la Loi.

9. Surveillance des délais

Le bureau de l’AIPRP d’AAC fait appel à un système automatisé pour surveiller les demandes que reçoit la CCG en vertu de la Loi et garantir le traitement opportun des demandes d’AIPRP. L’outil de gestion du flux de travail utilisé par AAC retrace toutes les mesures prises et les dates d’échéance, conserve en mémoire les dossiers pertinents devant être examinés, maintien des listes de contrôle, facilite l’utilisation de modèles standard, permet d’effectuer des recherches approfondies en vue de faciliter les analyses et génère des rapports d’étape et des rapports statistiques.

La coordonnatrice de l’AIPRP de la CCG surveille le temps de traitement des demandes d’accès à l’information en les consignant dans un registre de suivi interne (tableur), qui est mis à jour pour indiquer les principales dates et activités relatives aux demandes, notamment les échéances. La haute direction est tenue au courant des activités touchant à l’accès à l’information, au besoin.

10. Conclusion

En résumé, la CCG a constaté une augmentation du nombre de demandes d'accès reçues pour l'année 2019-20 et a répondu à toutes ces demandes dans les délais prévus par la loi. Il n'y avait aucune demande en suspens à la fin de la période de référence. La CCG est entièrement fidèle à la lettre et à l’esprit de la Loi et s’efforce de garantir l’ouverture et la transparence dans ses activités internes et auprès de la population canadienne.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information – Commission canadienne des grains

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information – Commission canadienne des grains

La commissaire en chef, conformément à l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information, délègue par la présente aux employés ou cadres de la CCG titulaires des postes cités à l’annexe, ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les attributions qui lui sont conférés en sa qualité de responsable d’une institution fédérale en vertu des articles de la Loi, tel qu’il est indiqué à l’annexe pour chaque poste. Le présent arrêté sur la délégation remplace tous les arrêtés précédents.

Annexe C – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Commission canadienne des grains

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite à une demande

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Recours judiciaire

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information