Documents de transition de l’administrateur général : Aperçu des responsabilités de l’administrateur général

Objectif :

Fournir au nouvel administrateur général de la Commission canadienne des grains (CCG) des renseignements sur l’instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Ministère ainsi que des renseignements sur les annexes correspondantes.

Résumé :

• La directive du Conseil du Trésor sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers prévoit que les ministres et les administrateurs généraux délèguent et communiquent officiellement les pouvoirs financiers par écrit.
• L’Annexe 1 est le document principal définissant les pouvoirs délégués et il doit être signé par le ministre et l’administrateur général.
• À la suite de la récente nomination du ministre MacAulay, un nouveau document a été envoyé à son bureau et attend actuellement sa signature. Il n’est pas nécessaire que le nouvel administrateur général signe et soumette à nouveau ce document.

Contexte :

La directive du Conseil du Trésor sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers prévoit que les ministres et les administrateurs généraux délèguent et communiquent officiellement les pouvoirs financiers par écrit.

La délégation ministérielle des pouvoirs de signature en matière financière établit la délégation ministérielle maximale des pouvoirs de dépenser, de passation de marchés et de paiement. Lorsque les pleins pouvoirs sont accordés, la délégation se limite au montant le moins élevé entre le budget alloué au poste et le maximum permis en vertu des lois, règlements et politiques applicables à la CCG.

Lorsqu’un nouveau ministre est nommé, la signature d’un nouveau document de délégation de pouvoirs est requise. Conformément à la directive du Conseil du Trésor, ce document doit être préparé et prêt à être signé par le ministre dans les 90 jours suivant sa nomination.

La politique du Conseil du Trésor stipule également que les délégations actuellement en place demeurent en vigueur jusqu’à ce que ce nouveau document de délégation soit approuvé.

La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) désigne les administrateurs généraux comme les administrateurs des comptes de leur organisation, dans le cadre des responsabilités ministérielles. À ce titre, ils sont investis de diverses compétences, telles que la gestion des finances et des ressources, les ressources humaines, la passation de marchés, les paiements de transfert, etc.

Les administrateurs généraux recommandent aux ministres un cadre de délégation de pouvoirs fondé sur l’évaluation des risques et des contrôles compensatoires.

Les administrateurs généraux sont responsables devant le Parlement des responsabilités de gestion de leur ministère en vue de soutenir les orientations de leur ministre.

Considérations :

L’Annexe 1 est le document principal définissant les pouvoirs délégués et il doit être signé par le ministre et l’administrateur général.

• Le ministre délègue des pouvoirs à l’administrateur général, et l’administrateur général subdélègue des pouvoirs au sein de l’organisation, conformément aux politiques du Conseil du Trésor.
• Dans le cadre d’une structure de contrôle efficace, les administrateurs généraux sont responsables de la formation obligatoire que les fonctionnaires des ministères doivent suivre avant d’exercer les pouvoirs qui leur sont délégués.
• La formation sur la délégation des pouvoirs vise à garantir que les personnes disposent des connaissances nécessaires pour exercer efficacement les responsabilités qui leur sont déléguées.
• Afin de maintenir des contrôles efficaces, les représentants du ministère doivent périodiquement faire tester et valider leurs connaissances en matière de délégation.

L’annexe 1 comporte cinq sections principales et indique les limites associées aux différents niveaux de pouvoirs délégués :

• Limites d’engagement de dépenses telles que les celles liées aux événements, aux voyages, à l’accueil, etc.;
• Pouvoir de passer des marchés pour l’achat de biens et de services;
• Pouvoir d’approbation pour autoriser le paiement de biens et de services;
• Pouvoir financier de débourser des fonds pour effectuer des paiements, et
• Divers pouvoirs particuliers principalement gérés par le DPF, y compris l’annulation des dettes et la renonciation aux intérêts.

Outre l’annexe 1, le ministre signe également d’autres annexes spécialisées telles que les suivantes :

• Délégation de pouvoirs aux termes de la Loi sur les immeubles fédéraux permettant à la Commission canadienne des grains d’approuver les baux et les améliorations locatives;
• Délégation de pouvoirs en matière d’achat pour les commandes subséquentes de biens ou de services informatiques précisés, octroyée par Services partagés Canada;
• Délégation à Services publics et Approvisionnement Canada de pouvoirs portant sur divers éléments de rémunération relativement au système de rémunération Phénix;
• Diverses délégations spécialisées, principalement gérées par le dirigeant principal des finances, et
• Délégation permanente de pouvoirs permettant au commissaire adjoint d’assumer les fonctions de l’administrateur général au besoin.

Pouvoir d’engager les dépenses requises – Administrateur général :

• Événements – Chef des opérations : jusqu’à 25 000 $ / Administrateur général : jusqu’à 50 000 $ / Ministre : plus de 50 000 $;
• Accueil – Chef des opérations : jusqu’à 3 000 $ / Administrateur général : jusqu’à 25 000 $? / Ministre : plus de 25 000 $;
• Conférences – Chef des opérations : jusqu’à 25 000 $ / Administrateur général : jusqu’à 50 000 $? / Ministre : plus de 50 000 $;
• Parrainage d’événements – Administrateur général, conformément à la politique de la Commission canadienne des grains; et
• Paiements à titre gracieux – Chef des opérations : jusqu’à 2 000 $ /Administrateur général : plus de 2 000 $.

Subdélégations selon le niveau décisionnel :

• Niveau décisionnel 1 – Administrateur général – Toutes les dépenses d’un centre de coûts jusqu’aux niveaux budgétaires approuvés, à l’exception des restrictions mentionnées ci-dessus, peuvent être engagés et approuvés.
• Niveau décisionnel 2 – Chef des opérations – Toutes les dépenses d’un centre de coûts jusqu’aux niveaux budgétaires approuvés, à l’exception des restrictions mentionnées ci-dessus concernant les événements, les voyages, l’accueil, les conférences et les paiements à titre gracieux, peuvent être engagés et approuvés. Aucun pouvoir d’engager des dépenses relatives au parrainage d’événements.
• Niveau décisionnel 3 – Dirigeant principal des finances – Toutes les dépenses d’un centre de coûts jusqu’aux niveaux budgétaires approuvés peuvent être engagés et approuvés pour les voyages, les activités de dotation, les biens immobiliers et les dépenses générales. Aucun pouvoir d’engager des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, des dépenses liées au parrainage d’événements ou à des réclamations envers l’État, ou des paiements à titre gracieux.
• Niveau décisionnel 4 – Directeurs – Pouvoirs touchant leurs propres centres de coûts jusqu’aux limites budgétaires établies pour engager et approuver des dépenses liées aux voyages, aux réinstallations, aux adhésions et aux activités de dotation ainsi que des dépenses générales. Aucun pouvoir d’engager des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, des dépenses liées au parrainage d’événements ou à des réclamations envers l’État, ou des paiements à titre gracieux.

Subdélégations selon le niveau décisionnel :

• Niveau décisionnel 5 – Gestionnaires – Centres de coûts assignés jusqu’aux limites budgétaires établies pour engager et approuver des dépenses liées aux voyages, aux adhésions et aux activités de dotation ainsi que des dépenses générales. Aucun pouvoir d’engager des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, des dépenses liées au parrainage d’événements ou à des réclamations envers l’État, des paiements à titre gracieux ou des dépenses liées à des biens immobiliers.
• Niveau décisionnel 6 – Superviseurs - Certains pouvoirs limités en matière de ressources humaines pour les congés, et pouvoir d’approuver les éléments de paiement qui ont été adéquatement autorisés lorsqu’ils ont été reçus. Aucun pouvoir d’engager des dépenses.
• Finances – Postes désignés pour effectuer le paiement de tous les achats de biens et de services engagés et approuvés de façon appropriée, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.
• Approvisionnement – Postes désignés autorisés à effectuer des transactions pour tous les biens et services conformément à la politique de passation des marchés du Conseil du Trésor, lorsque les fonds ont été engagés de façon appropriée.
• Installations – Postes désignés pour certifier et effectuer des transactions portant sur des dépenses immobilières précises.
• Autorisations générales – Postes désignés pour approuver, au nom de tous les centres de coûts, les dépenses liées à divers biens et services dans le respect des critères établis.

Les responsables du Secrétariat du Conseil du Trésor ont examiné l’instrument de délégation actuel pour s’assurer qu’il est conforme à la politique.

La CCG a élaboré des documents internes de subdélégation et a mis en place des processus pour contrôler l’exercice des pouvoirs de délégation accordés dans ces documents.

Prochaines étapes :

Il est recommandé de prendre connaissance de l’instrument de délégation ci-joint et des pouvoirs qui y sont décrits.

Pour toute question concernant les pouvoirs de signature en matière financière, veuillez envoyer un courriel à
payables-crediteurs@grainscanada.gc.ca

Objectif :

Fournir des renseignements sur les délégations de pouvoir et la responsabilisation en matière de ressources humaines (RH).

Résumé :

• La Commission de la fonction publique accorde des pouvoirs de dotation ministériels à l’administrateur général de la Commission canadienne des grains (CCG).
• L’instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines de la CCG subdélègue de nombreux pouvoirs.

Contexte :

Les pouvoirs en matière de ressources humaines concernant la classification, les relations de travail, les congés, les langues officielles, la rémunération, la dotation et la formation sont délégués à l’administrateur général par le biais d’un certain nombre de politiques et de directives, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et la Politique sur la gestion des personnes, publiée par le Politique du Conseil du Trésor. L’administrateur général précédent a subdélégué un grand nombre de ces pouvoirs à divers niveaux administratifs, conformément à ce qui est indiqué dans l’instrument de délégation de pouvoirs de la CCG pour la gestion des ressources humaines. Ces pouvoirs sont subdélégués à des personnes occupant certains postes précis au sein de la structure organisationnelle. La subdélégation se fait au niveau le plus bas possible afin d’assurer une gestion efficace et efficiente des personnes au sein de la CCG.

L’administrateur général est responsable en dernier ressort de veiller à ce que les employés ayant des pouvoirs subdélégués soient informés de leurs responsabilités en matière de gestion du personnel et possèdent les connaissances nécessaires à l’exercice de ces pouvoirs. L’administrateur général est également chargé de veiller à ce que ces employés s’acquittent de leurs responsabilités en matière de gestion du personnel, conformément aux lois et aux conventions collectives applicables. Seul l’administrateur général peut modifier l’instrument, y compris l’identification des niveaux de délégation et toute modification des exigences préalables touchant la subdélégation des pouvoirs.

La Commission de la fonction publique (CFP) accorde à l’administrateur général des pouvoirs de dotation au sein de sa propre organisation par le biais de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN). Ces pouvoirs peuvent être exercés dès la nomination ou la désignation de l’administrateur général, sauf disposition contraire. Le président de la CFP vous enverra une lettre confirmant les pouvoirs délégués à l’administrateur général ainsi que les responsabilités qui s’y rattachent. Une réunion entre vous et le président de la CFP suivra (avec l’aide des RH), généralement dans les deux mois suivant la nomination.

Considérations :

Un nouveau commissaire en chef peut décider (en consultation avec les RH) de modifier l’instrument de délégation des pouvoirs de l’organisation. Des ajouts à l’instrument de délégation des pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines ont récemment été effectués pour répondre aux besoins opérationnels et pour assurer une harmonisation avec les nouvelles dispositions des conventions collectives. L’instrument a récemment été approuvé et signé par Doug Chorney, le 15 avril 2024.

Prochaines étapes :

• Afin de garantir que les délégations actuelles restent en vigueur, le service des ressources humaines préparera un instrument de délégation que vous devrez signer.

Objectif :

Fournir des renseignements sur les ordonnances de délégation de pouvoirs de la Commission canadienne des grains (CCG) liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Résumé :

• Le commissaire en chef est chargé de répondre aux demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• La chef des opérations de la CCG dispose actuellement d’une délégation totale des pouvoirs, responsabilités et fonctions désignés relativement à l’AIPRP.
• Les pouvoirs délégués actuels demeurent en place jusqu’à ce qu’ils soient révoqués ou remplacés.

Contexte :

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada un droit d’accès aux documents des institutions fédérales assujetties à la Loi. La Loi stipule que l’information gouvernementale doit être accessible au public, définit les exceptions nécessaires à ce droit et prévoit que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale doivent être contrôlées par une source indépendante du gouvernement.

La Loi vise à protéger la vie privée des personnes concernant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et à leur accorder un droit d’accès à ces renseignements.

Le commissaire en chef de la CCG est chargé de répondre aux demandes de renseignements faites en vertu de la Loi. Le paragraphe 95(1) de la Loi prévoit la délégation des pouvoirs, des tâches et des fonctions conférés par la Loi. Le commissaire en chef est également chargé de répondre aux demandes formulées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le paragraphe 73(1) de la Loi prévoit la délégation des pouvoirs, des tâches et des fonctions conférés par la Loi.

La chef des opérations de la CCG dispose actuellement d’une délégation totale des pouvoirs, responsabilités et fonctions désignés relativement à l’AIPRP. Elle est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir le respect de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La CCG est soutenue par le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), qui l’aide à traiter les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels qu’elle reçoit et à y répondre.

Considérations :

Un nouveau commissaire en chef pourrait envisager de prendre de nouvelles ordonnances de délégation de pouvoirs liés à l’AIPRP pour confirmer ses orientations. Les délégations de pouvoirs demeurent actuellement en vigueur jusqu’à ce que les ordonnances de délégation soient révoquées ou remplacées.

Dès qu’une ordonnance de délégation de pouvoirs est signée, les délégués doivent rendre compte au responsable de l’institution de toute décision qu’ils prennent. Les délégués exercent les pouvoirs en leur nom propre parce qu’ils sont autorisés à agir. Toutefois, la responsabilité ultime incombe toujours au responsable de l’institution fédérale.

Les pouvoirs, devoirs et fonctions du responsable de l’institution peuvent uniquement être exercés par le directeur de l’institution ou par les délégués. Aucun autre cadre ou employé n’a le pouvoir juridique de prendre des décisions. Lorsque le délégué est absent ou qu’il est frappé d’incapacité et que la délégation est transmise à un autre poste, le titulaire de ce poste peut aussi prendre des décisions.

Même lorsqu’une délégation a été donnée, le directeur de l’institution conserve le pouvoir de prendre des décisions et peut le faire jusqu’à ce que la décision définitive soit communiquée au demandeur Par conséquent, la participation d’un directeur d’institution au traitement des demandes ou à la résolution de plaintes ne constitue pas une interférence.

Le commissaire en chef adjoint peut, en vertu du paragraphe 3(3) de la Loi sur les grains du Canada, exercer les pouvoirs du commissaire en chef en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, notamment les pouvoirs conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La CCG dispose d’un coordinateur de l’AIPRP dont les principales responsabilités sont les suivantes :

• veiller au traitement opportun des demandes d’AIPRP de la CCG avec l’aide du bureau de l’AIPRP d’AAC;
• fournir des conseils à la haute direction et au personnel ministériel relativement aux questions touchant l’AIPRP;
• intervenir en cas de signalement d’atteintes à la vie privée et gérer les demandes de renseignements sur la protection de la vie privée;
• divulguer de manière proactive les résumés des demandes d’accès à l’information fermées sur le site Web de la CCG;
• rédiger les rapports annuels au Parlement et tenir à jour le chapitre d’Info Source consacré à la CCG;
• élaborer et mettre à jour les fichiers de renseignements personnels (FRP).

Prochaines étapes :

• Il est recommandé d’examiner les ordonnances de délégation de pouvoirs ci-jointes liées à l’AIPRP.
• Les responsables de la CCG prépareront un instrument de délégation de l’AIPRP mis à jour et vous le soumettront pour signature dans les prochains mois.