Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l’accès à l’information

1. Introduction

La Commission canadienne des grains (CCG) présente au Parlement son Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la « Loi ») pour l’exercice financier 2020-2021 (du 1er avril 2020 au 31 mars 2021). Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l’article 94 de la Loi et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

La Loi accorde aux citoyens, aux résidents permanents et à toute personne ou entreprise présente au Canada le droit d’accéder aux documents du gouvernement fédéral assujettis à la Loi. La Loi stipule que l’information gouvernementale doit être accessible au public, définit les exceptions nécessaires à ce droit et prévoit que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale doivent être contrôlées par une source indépendante du gouvernement.

Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le présent rapport fournit un aperçu des activités de la CCG en lien avec les responsabilités qui lui incombent aux termes de la Loi. Le présent rapport doit être examiné en parallèle avec le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021 de la CCG, qui a été déposé séparément.

La Commission canadienne des grains (CCG) est un ministère fédéral qui administre les dispositions de la Loi sur les grains du Canada (LGC). Aux termes de la LGC, la CCG « a pour mission de fixer et de faire respecter, au profit des producteurs de grain, des normes de qualité pour le grain canadien et de régir la manutention des grains au pays afin d’en assurer la fiabilité sur les marchés intérieur et extérieur ».

La principale responsabilité de la CCG est la réglementation des grains, ce qui consiste à réglementer la manutention des grains au Canada et à établir et maintenir des normes fondées sur la science pour le grain canadien. La CCG réglemente la manutention de 21 grains cultivés au Canada en vue de protéger les droits des producteurs et d’assurer l’intégrité du commerce des grains.

Les résultats ministériels associés à cette principale responsabilité sont que les marchés nationaux et internationaux considèrent le grain canadien comme étant fiable et salubre et que les producteurs sont dûment rémunérés pour leur grain. La CCG étaye l’exécution de cette responsabilité fondamentale au moyen de ses programmes : Qualité des grains, Recherches sur les grains et Mesures de protection des producteurs de grain.

2. Structure du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La CCG est soutenue par le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), qui l’aide à traiter les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels qu’elle reçoit et à y répondre.

Le chef des opérations de la CCG est responsable de la coordination et de la mise en oeuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir la conformité de la CCG à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La CCG dispose d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dont les principales responsabilités consistent à :

• veiller au traitement opportun des demandes d’AIPRP de la CCG avec l’aide du bureau de l’AIPRP d’AAC;
• fournir des conseils à la haute direction et au personnel ministériel relativement aux questions touchant l’AIPRP;
• gérer les atteintes à la vie privée et les demandes relatives à la protection des renseignements personnels, et y répondre;
• divulguer de manière proactive les résumés des demandes d’accès à l’information fermées sur le site Web de la CCG;
• rédiger les rapports annuels au Parlement et tenir à jour le chapitre d’Info Source consacré à la CCG;
• élaborer et mettre à jour les fichiers de renseignements personnels (FRP).

3. Délégation des pouvoirs

Le commissaire en chef de la CCG est chargé de répondre aux demandes de renseignements faites en vertu de la Loi. Le paragraphe 95(1) de la Loi prévoit la délégation des pouvoirs, des tâches et des fonctions conférés par la Loi.

Le chef des opérations de la CCG dirige les activités de la CCG et relève du commissaire en chef. Le titulaire de ce poste est entièrement responsable des pouvoirs, des tâches et des fonctions conférés par la Loi qui lui ont été délégués.

L’instrument de délégation des pouvoirs pour l’application de la Loi figure aux annexes A et B du présent rapport.

4. Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Le rapport statistique détaillé de la CCG sur la Loi pour la période du 1er avril 2020 au 31 mars 2021 figure à l’annexe C. En comparant ce rapport à celui de la période de référence précédente (1er avril 2019 au 31 mars 2020), on constate que la CCG a reçu moins de demandes d’information en vertu de la Loi.

Demandes d’accès à l’information reçues et achevées

• La CCG a reçu six nouvelles demandes d’information en vertu de la Loi.
• Des six demandes reçues, deux ont été achevées dans un délai de 1 à 15 jours et quatre ont été achevées dans un délai de 16 à 30 jours.
• Une demande a été abandonnée, et deux n’ont pu être traitées.
• Parmi les trois demandes pour lesquelles des documents ont été divulgués, le pourcentage de demandes pour lesquelles tous les documents ont été divulgués était de 67 % et le pourcentage de demandes pour lesquelles les documents ont été partiellement divulgués était de 33 %.
• Dans le cadre des demandes achevées, 141 pages ont été examinées.

Exceptions invoquées

• Les rapports statistiques présentés en annexe fournissent des détails concernant les types d’exceptions appliquées aux renseignements contenus dans les dossiers pour les demandes achevées. Les deux exceptions les plus souvent invoquées par la CCG au cours de l’exercice ont été celles applicables en vertu du paragraphe 19(1) (renseignements personnels), et de l’article 20 (renseignements confidentiels de tiers).

Prorogations

• En vertu de la Loi, les délais de traitement des demandes de communication peuvent être prorogés pour 30 jours dans des cas précis. Aucune prorogation n’a été requise pendant a pendant la période de référence.

Demandes non officielles

• La CCG répond également aux demandes de renseignements non officielles provenant du public. Ces demandes non officielles visent généralement des dossiers précédemment communiqués dans le cadre d’une demande officielle d’accès à l’information.
• Aucune demande non officielle n’a été reçue au cours de la période visée par le rapport.

Consultations

Nombre de pages à examiner aux fins de consultation

• Aux termes de la Loi, la CCG doit également prendre part à des consultations avec d’autres institutions fédérales afin de leur fournir des recommandations relativement à la communication de renseignements concernant ses activités.
• Pour la période visée par le rapport, la CCG a reçu quatorze demandes de consultation provenant d’autres institutions. Treize demandes ont été achevées dans les 30 jours suivant leur réception, et une demande a été achevée dans les 31 à 60 jours suivant sa réception.

En résumé :

La CCG a reçu vingt demandes au cours de l’exercice, soit six demandes d’information et quatorze demandes de consultation. Il s’agit d’une baisse du nombre total de demandes reçues par rapport à l’exercice précédent (25 demandes reçues). Conformément aux exigences du SCT, les résumés des demandes d’accès à l’information de la CCG achevées peuvent être consultés sur les pages Web du Gouvernement ouvert du gouvernement du Canada.

5. Déclaration des frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service impose à l’instance responsable de déclarer chaque année au Parlement les frais que l’institution a perçus.

S’agissant des droits perçus en vertu de la Loi, les renseignements ci-après sont communiqués conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information.
• Montant des frais : 5 $
• Revenu total : Le total des droits perçus pour l’exercice 2020 à 2021 était de 25 $.
• Dispense de frais : Une exonération de frais pour l’exercice 2020 à 2021.
• Coût de fonctionnement du programme : 26 154 $

6. Formation sur l’AIPRP

Aucune formation n’a été dispensée aux employés de la CCG pendant la période de référence.

La CCG continue à tracer les grandes lignes des pratiques et des procédures en matière de gestion de l’information au sein de l’organisme dans le cadre d’un projet de gestion des documents et de l’information qui se poursuit.

7. Politiques, lignes directrices, procédures et obligations relatives à l’accès à l’information

Aucune politique, ligne directrice ou procédure n’a été mise en place ou revue par la CCG au cours de l’exercice 2020 à 2021.

8. Plaintes, enquêtes et vérifications relatives à l’accès à l’information

La Loi prévoit le recours à un système de vérification dans le but de garantir que les institutions fédérales respectent leurs obligations. Dans le cadre de cette procédure de vérification, un demandeur peut déposer une plainte auprès du commissaire à l’information du Canada, qui fera enquête pour son compte. Au terme de l’enquête, le commissaire à l’information présentera ses conclusions et déterminera si l’institution visée a géré la demande correctement.

La CCG n’a reçu aucune plainte durant la période visée.

Au cours de l’exercice, on n’a procédé à aucune vérification touchant les obligations de la CCG aux termes de la Loi.

9. Surveillance des délais

Le bureau de l’AIPRP d’AAC fait appel à un système automatisé pour surveiller les demandes que reçoit la CCG en vertu de la Loi et garantir le traitement opportun des demandes d’AIPRP. L’outil de gestion du flux de travail utilisé par AAC retrace toutes les mesures prises et les dates d’échéance, conserve en mémoire les dossiers pertinents devant être examinés, maintien des listes de contrôle, facilite l’utilisation de modèles standard, permet d’effectuer des recherches approfondies en vue de faciliter les analyses et génère des rapports d’étape et des rapports statistiques.

Le coordonnateur de l’AIPRP de la CCG surveille le temps de traitement des demandes d’accès à l’information en les consignant dans un registre de suivi interne (tableur), qui est mis à jour pour indiquer les principales dates et activités relatives aux demandes, notamment les échéances. La haute direction est tenue au courant des activités touchant à l’accès à l’information, au besoin.

10. Conclusion

En résumé, la CCG a constaté une baisse du nombre de demandes d'accès reçues pour l'année 2020-2021 et a répondu à toutes ces demandes dans les délais prévus par la Loi. Il n'y avait aucune demande en suspens à la fin de la période de référence. La CCG est entièrement fidèle à la lettre et à l’esprit de la Loi et s’efforce de garantir l’ouverture et la transparence dans ses activités internes et auprès de la population canadienne.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information – Commission canadienne des grains

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information – Commission canadienne des grains

La commissaire en chef, conformément à l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information, délègue par la présente aux employés ou cadres de la CCG titulaires des postes cités à l’annexe, ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les attributions qui lui sont conférés en sa qualité de responsable d’une institution fédérale en vertu des articles de la Loi, tel qu’il est indiqué à l’annexe pour chaque poste. Le présent arrêté sur la délégation remplace tous les arrêtés précédents.

Annexe C – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Commission canadienne des grains

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite à une demande

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Recours judiciaire

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information