Évaluation du Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains

2.1.1 Modèle logique du programme

Un modèle logique est une carte routière visuelle illustrant comment le programme devrait atteindre les résultats escomptés. Il illustre les relations causales prévues entre les activités, les extrants et les résultats du programme. Le modèle logique du programme présenté dans le graphique 1 a été élaboré conjointement par l’évaluateur et le groupe de travail chargé de l’évaluation. Il décrit les activités et les extrants du programme ainsi que les résultats immédiats, intermédiaires et à long terme.

Figure 1 : Modèle logique du Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains

Remarque : Les décisions relatives au recrutement et à l’embauche ne sont pas prises dans le cadre du programme, elles sont plutôt prises par le directeur, Services à l’industrie, et par l’équipe régionale de gestion.

Remarque : Ce ne sont pas tous les inspecteurs qui ont suivi le PPIG, certains ont terminé leur formation avant le lancement du programme en 2014.

4.1.1 Nécessité de conserver le programme

L’évaluation du programme a permis de trouver de nombreuses preuves de différentes sources que le programme continue d’être bien exploité et qu’il est toujours nécessaire à la Commission canadienne des grains.

Les stagiaires, les formateurs, les inspecteurs, les spécialistes et les superviseurs des opérations, et les intervenants externes ont tous indiqué que le programme fonctionnait bien et qu’il atteignait les objectifs fixés. Tous les groupes d’informateurs clés ont estimé que le programme était toujours nécessaire.

Dans l’ensemble, les stagiaires sondés ont indiqué qu’ils étaient bien préparés aux évaluations et qu’ils étaient prêts à remplir leurs fonctions aux installations portuaires.

Le point de vue des intervenants externes a été recueilli grâce à l’évaluation d’anciennes consultations publiques et à des entrevues avec les informateurs clés réalisées directement auprès des intervenants. Plusieurs intervenants externes ont indiqué vouloir obtenir de l’aide et du soutien dans le cadre du programme de la CCG dans le futur. Un grand nombre des intervenants externes interrogés ont souligné que les leurs programmes de formation interne pour le personnel étaient fondés sur le matériel, sur le site Web externe et sur le travail d’anciens employés ou d’employés retraités de la CCG, qui ont élaboré ou donné des formations sur l’inspection des grains à leurs employés. Les intervenants internes et externes interrogés considéraient également le Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains comme étant unique et qu’il ne chevauche pas d’autres programmes ou initiatives.

Conclusion : Le programme doit continuer de soutenir la prestation des services de la Commission canadienne des grains et les intervenants externes. L’évaluateur n’a pas été en mesure de trouver d’autres programmes qui offrent un niveau de formation semblable à celui de la CCG.

Recommandation : Continuer d’améliorer le programme en suivant les recommandations visant à l’améliorer ou à le renforcer.

4.3.1 Le programme d’inspection est soutenu par le Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains

Dans l’ensemble, les informateurs clés avaient l’impression que le programme peinait parfois à produire suffisamment d’inspecteurs pleinement qualifiés dans certaines régions et certains domaines pour répondre à la demande actuelle et future de la CCG en matière d’inspecteurs formés. Il est possible que cela entraîne une pénurie d’inspecteurs pleinement qualifiés dans certaines régions ainsi que durant la haute saison d’expédition du grain, et fasse en sorte que l’on ait davantage recours aux heures supplémentaires. Lorsqu’ils ont été interrogés, la majorité des intervenants externes ne connaissaient pas suffisamment le programme de formation et n’ont pas fait part de l’incidence de ce dernier sur le service.

Voici les éléments qui ont une incidence sur la capacité du programme à produire suffisamment de diplômés :

• le nombre d’embauches dans le programme;
• les retraites à venir;
• la compétence des nouveaux employés;
• la durée du programme;
• le taux de rétention.

La plupart de ces éléments ne relèvent pas du programme. Deux des principaux facteurs présentés, qui relèvent du programme, sont la durée du programme et le taux de rétention.

4.3.1.1 Durée du programme

Presque tous les stagiaires sondés, et la plupart des formateurs, des inspecteurs, des spécialistes et des superviseurs des opérations interrogés, estimaient que le programme pouvait être plus court que la durée prévue, soit quatre ans, sans compromettre la qualité des résultats de la formation en faisant passer les stagiaires plus rapidement d’une étape à l’autre et en évitant d’omettre les compétences essentielles. Quelques-unes des personnes interrogées considéraient que les quatre années du programme étaient nécessaires.

Conclusion générale : Dans l’ensemble, les personnes sondées et interrogées estimaient que le programme pouvait être raccourci dans le but éventuel d’augmenter le nombre de diplômés pour contribuer à l’inspection des grains sans compromettre la qualité de la formation.

Recommandation globale : Envisager l’idée de raccourcir le programme en fonction des possibilités fondées sur des données probantes qui sont présentées ci-dessous.

Possibilité 1 : Avancement en fonction des compétences

Les informateurs clés ont indiqué que certains stagiaires pouvaient terminer le programme plus rapidement si on leur permettait de progresser à leur propre rythme, soit dès qu’une compétence est maîtrisée plutôt qu’en fonction d’un calendrier fixe. Les stagiaires qui maîtrisent à la fois les compétences comportementales et techniques ou qui ont de l’expérience dans le domaine de l’agriculture ou dans un autre domaine pertinent pourraient franchir plus rapidement les étapes du programme. Actuellement, on se base sur les compétences ou sur l’expérience antérieure pour déterminer si les stagiaires peuvent progresser plus rapidement. Les processus internes contribuant à cette décision ne sont pas bien définis ni communiqués.

Les entrevues avec les informateurs clés montrent que les stagiaires progressent à des rythmes différents et que le programme devrait en tenir compte. Toute opposition à ce processus repose sur un manque de transparence et de clarté quant au fonctionnement de la formation accélérée. Les informateurs clés (les intervenants internes) ont souligné que les stagiaires progressant plus rapidement ne doivent pas sauter d’étape. L’avancement en fonction des compétences permet aux stagiaires ayant un rendement et des compétences suffisants ou une expérience antérieure de progresser lorsqu’ils sont prêts.

Les documents portant sur le programme encouragent le recours à une approche accélérée en fonction des compétences. L’avancement est fondé sur le mérite, et le calendrier est flexible, selon la région et le niveau de compétence de chaque participant^{Retour à la référence de la note de bas de page8}.

Observation : Les formateurs sont tous pour le recours à une formation accélérée. Les inspecteurs, les spécialistes et les superviseurs des opérations y sont également presque tous favorables.

Possibilité : Étudier la possibilité pour les stagiaires intéressés de demander un avancement en fonction de leurs compétences, en étendant la pratique actuelle quant à la formation accélérée. Élaborer un processus de demande clair et transparent et des lignes directrices en ce qui concerne l’admissibilité. Veiller à ce que les stagiaires ne sautent pas d’étapes durant le programme, mais à leur permettre de les franchir s’il y a lieu.

Possibilité 2 : Adapter le programme à des régions précises

Les groupes d’informateurs clés ont donné des réponses mitigées lorsqu’ils ont été interrogés sur cette pratique. La majorité était favorable à cette approche ou considérait qu’elle était déjà mise en œuvre en raison des réalités des différents lieux de travail, comme la variation entre les produits, les calendriers, le rythme des inspections, etc. La minorité n’était pas en faveur de cette approche ou estimait qu’elle présentait un inconvénient, car elle limite la capacité de la Commission canadienne des grains à transférer son personnel d’une région à l’autre.

Les groupes de formateurs, d’inspecteurs et de spécialistes et de superviseurs des opérations n’étaient pas tous du même avis à ce sujet, mais 81 % des inspecteurs de la région de l’Est étaient pour l’adaptation du programme en fonction du type de culture. Cette approche permettrait aux stagiaires d’effectuer les inspections uniquement dans le cas du maïs et du soja. On considère que le maïs et le soja sont moins difficiles à classer que d’autres grains, comme le blé. Parmi les inconvénients liés à l’adaptation du programme, on compte la perte de la capacité à transférer le personnel d’une région à l’autre et les problèmes d’équité et de rémunération. Cette adaptation permettrait toutefois d’accélérer la formation et de réduire les pénuries de personnel. Les inspecteurs de la région de l’Ouest se sont montrés moins favorables à cette option; seulement 44 % d’entre eux l’appuyaient.

Observation : Certaines personnes soutenaient l’idée d’adapter le programme pour des raisons précises dans le but d’accélérer l’intervention des inspecteurs intérimaires uniquement dans le cas du maïs et du soja dans la région de l’Est.

Possibilité : Étudier l’idée d’une formation progressive pour le classement du maïs et du soja dans la région de l’Est. Les stagiaires devront quand même terminer l’ensemble du programme, tout en étant en mesure d’agir à titre d’inspecteur intérimaire uniquement pour les expéditions de maïs et de soja jusqu’à ce qu’ils aient terminé leur formation sur les 21 grains réglementés.

Possibilité 3 : Recourir à des assistants à l’inspection des grains

Un autre thème récurrent chez les informateurs clés était le recours à des assistants à l’inspection des grains durant la haute saison d’expédition du grain afin de permettre aux stagiaires de se concentrer sur la formation et l’encadrement aux installations portuaires. Jusqu’à maintenant, la région de l’Ouest est la seule à avoir eu recours à des assistants à l’inspection des grains. Les formateurs avaient des opinions mitigées à ce sujet. Les inspecteurs étaient favorables à cette pratique. Le groupe des spécialistes et des superviseurs avait lui aussi des avis partagés.

Dans l’ensemble, la majorité des informateurs clés estimaient que l’ajout d’assistants à l’inspection des grains durant la haute saison réduisait les répercussions de cette période sur la formation. Les informateurs clés ont indiqué que la haute saison avait des répercussions négatives sur la formation en raison du manque de personnel et des charges de travail accrues, et que le fait de recourir à des assistants à l’inspection des grains pourrait aider à les atténuer. Les informateurs clés contre cette pratique avaient tendance à citer la nécessité que la Commission canadienne des grains se dote d’inspecteurs des grains pleinement qualifiés plutôt que d’inspecteurs de niveau PI-01. D’autres estimaient que les inspecteurs de niveau PI-01 ont leur place et leur rôle à jouer.

Les informateurs clés ont également souligné que les assistants à l’inspection des grains pouvaient constituer un bon bassin de candidats pour le Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains, et que ce poste pourrait constituer un tremplin pour le programme. Le fait d’embaucher temporairement des assistants à l’inspection des grains, pour une période de 90 jours, permet à la Commission canadienne des grains et au candidat d’évaluer l’intérêt et l’aptitude de ce dernier avant qu’il n’intègre le Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains.

Observation : Certaines personnes sont d’accord pour que l’on continue de faire appel à des assistants à l’inspection des grains pour alimenter le Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains et pour fournir un soutien saisonnier. Les informateurs clés ont souligné que, grâce aux assistants à l’inspection des grains, les stagiaires pouvaient se concentrer sur la formation et l’encadrement aux installations portuaires.

Possibilité : Étudier la possibilité de faire appel de manière limitée à des assistants à l’inspection des grains.

Possibilité 4 : Intensité du programme

Les informateurs clés avaient tendance à soutenir l’ajout de séances de formation pour raccourcir le programme. Les intervenants internes estimaient qu’au fil du temps, les stagiaires étaient moins enclins à apprendre par eux-mêmes et à faire preuve d’initiative. Voici quelques suggestions pour remédier à cette situation :

• exploiter de manière plus structurée les temps morts et la supervision aux installations portuaires pour intensifier le programme;
• encourager l’autoapprentissage du Guide officiel du classement des grains;
• augmenter la communication entre les formateurs et le personnel aux installations portuaires;
• accroître la présence des formateurs aux installations portuaires;
• mettre en œuvre des options d’apprentissage en ligne.

Le groupe des spécialistes et des superviseurs des opérations était d’avis que la formation technique pouvait être accélérée, mais qu’il était primordial de continuer de veiller à ce que les stagiaires acquièrent suffisamment d’expérience en milieu portuaire.

Observation 1 : Les informateurs clés estimaient qu’on pouvait raccourcir la durée du programme en ajoutant des séances de formation pendant les temps morts entre le chargement des navires et la basse saison. Ils ont suggéré que le programme repose moins sur l’autoapprentissage pendant les temps morts et porte plus sur l’intensification avec une structure et une supervision accrues. Il s’agit d’une préoccupation plus important dans la région de l’Ouest que dans celle de l’Est.

Possibilité 1 : Augmenter le nombre de formateurs en mettant l’accent sur la mise en œuvre des changements suivants :

• accroître la supervision et l’apprentissage structuré pendant les temps morts aux installations portuaires;
• confier du travail aux stagiaires et s’assurer qu’ils disposent des modules requis en vue de l’autoapprentissage;
• mettre l’accent sur l’initiative et l’éthique professionnelle, car s’ils ne sont pas supervisés ou si on ne leur confie pas de travail, les stagiaires n’exploitent pas toujours efficacement les temps morts; les informateurs clés ont mentionné qu’il fallait davantage de structure;
• accroître la présence des formateurs aux installations portuaires; il faut que les formateurs se rendent plus souvent aux emplacements où il n’y a pas de formateur attitré;
• planifier des séances avec des inspecteurs et des spécialistes;
• étudier la possibilité d’offrir la formation en dehors des quarts de travail de jour, en tenant compte des répercussions des quarts de travail de nuit et de soir sur la formation; ce qui n’est peut-être pas réalisable considérant les ressources actuelles en matière de formation.

Observation 2 : Les formateurs et les inspecteurs interrogés étaient partagés quant à savoir si la haute saison avait des répercussions négatives sur la formation. Plus de 75 % des stagiaires sondés estimaient que c’était le cas. D’après eux, ces répercussions étaient plus importantes dans la région de l’Est que dans celle de l’Ouest. Pendant la haute saison, la progression des stagiaires a parfois été ralentie ou perturbée par une charge de travail plus élevée, une moins grande disponibilité des encadreurs et un report de la formation officielle.

Possibilité 2 : Prévoir de la formation durant la basse saison pour limiter ces répercussions. On se concentre sur la formation officielle pendant la basse saison et sur le chargement des navires et la prestation des services pendant la haute saison, faisant ainsi en sorte que les encadreurs soient disponibles pour les stagiaires. Limiter l’accueil de nouveaux stagiaires pendant la haute saison.

Observation 3 : La formation officielle est la même pour tous les stagiaires, ce qui n’est pas le cas de la formation pratique en cours d’emploi, qui peut varier en fonction des imprévus et selon la région, le quart, le silo, la météo, le produit, le calendrier et les exigences opérationnelles. Le calendrier peut aussi avoir un effet sur le temps que le PI-04 passe avec le stagiaire et le temps passé aux différentes installations portuaires (exposition à différents produits et environnements). On a remarqué que les quarts de nuit et de soir avaient des répercussions négatives sur l’apprentissage.

Possibilité 3 : Remettre l’accent sur la planification afin d’optimiser la formation. Faire alterner les stagiaires entre les différents emplacements et veiller à ce qu’ils soient encadrés le plus souvent possible par l’inspecteur des grains surveillant (PI-04). Lors de la planification, il faut tenir compte des répercussions négatives et des ressources limitées en matière de formation durant les quarts de travail de nuit et de soir.

Observation 4 : Les stagiaires ont les mêmes occasions d’apprentissage, mais ils n’ont pas le même degré d’initiative et ils ne profitent pas des temps morts et des possibilités d’autoapprentissage de la même façon.

Possibilité 4 : Accroître l’intensité, la structure et la supervision du programme afin d’encourager les stagiaires à profiter des possibilités d’autoapprentissage.

4.3.1.2 Rétention des stagiaires du PPIG

La rétention des stagiaires a également une incidence sur la capacité du programme à pérenniser et à soutenir l’inspection. Elle est un élément clé du programme, car elle permet de former suffisamment d’inspecteurs qualifiés pour répondre aux demandes en matière de prestation de services.

Les informateurs clés interrogés ont souligné que les stagiaires abandonnaient surtout le programme en raison de la nature du travail et, plus précisément, des fausses idées à ce sujet. Tous les groupes d’informateurs clés étaient de cet avis. Les idées fausses sur la nature du travail font en sorte que des stagiaires sont embauchés, puis abandonnent le programme parce que le travail ou l’environnement de travail ne leur convient pas.

Pour éviter cette situation, il faut continuer à améliorer la transparence des processus d’embauche, en plus d’assurer des communications et une exposition plus directes, en ce qui concerne la nature du travail et l’environnement portuaire (vidéos, etc.). Une option serait de cibler les candidats ayant déjà de l’expérience en milieu industriel ou agricole, ce qui permettrait de sélectionner des candidats qui sont plus à même de suivre le programme. Recruter dans les écoles secondaires ou dans le cadre de foires d’emplois pourrait contribuer à élargir le bassin des stagiaires éventuels. On pourrait utiliser des publicités ciblées en ligne et les médias sociaux pour que le programme soit plus connu.

Une rémunération inadéquate ferait également partie des raisons pour lesquelles les stagiaires abandonnent le programme; certains candidats le quittent pour des postes mieux payés au gouvernement fédéral ou dans d’autres secteurs. Plus de la moitié des stagiaires sondés (55 %) estimaient que leur salaire était bas par rapport à leurs autres possibilités d’emploi. Cela pourrait varier selon l’emplacement du silo terminal.

Des données fournies par le gestionnaire du programme montrent que le taux de rétention du programme depuis sa création est d’environ 60 % dans la région de l’Est et 73 % dans celle de l’Ouest (qui comprend Winnipeg). Les stagiaires qui quittent le programme le font principalement à la suite d’une démission. On ne sait pas exactement à quelle étape du programme les stagiaires démissionnent.

On a comparé les départs des employés inscrits au programme à l’Aperçu démographique de la fonction publique du Canada, 2021 du Secrétariat du Conseil du Trésor^{Retour à la référence de la note de bas de page9}, qui permet de comparer le taux de rétention habituel à l’échelle du gouvernement. Depuis la création du programme, 30 % des stagiaires de la région de l’Est et 20 % de celle de l’Ouest (qui comprend Winnipeg) ont démissionné, ce qui comprend ceux qui ont accepté un autre poste au sein de la Commission canadienne des grains. Depuis le lancement du programme, seulement 4 % des candidats l’ont quitté parce qu’ils ont échoué aux examens d’élimination.

Conclusion : Les stagiaires quittent le programme principalement après avoir démissionné. Les informateurs clés ont indiqué que ce phénomène était surtout dû à des facteurs externes au programme. Les principaux facteurs en cause sont la nature du travail, le processus d’embauche et la rémunération, plutôt que le programme lui-même. Les informateurs clés estimaient que les processus de recrutement pourraient mieux informer les candidats sur les réalités du travail et de l’environnement de travail.

Recommandation a : Mettre à jour les activités de diffusion liées au recrutement de participants au PPIG (externes au programme) afin d’y inclure une description plus réaliste du travail et de l’environnement de travail. Examiner de nouvelles façons d’attirer et d’engager les candidats éventuels les plus aptes. Continuer de valoriser les expériences antérieures, comme celle en lien avec l’industrie et l’agriculture. Améliorer l’information relative au programme se trouvant sur le site Web de la Commission canadienne des grains. On tente actuellement de recruter des candidats de manière ciblée et de faire connaître le programme en ligne et par l’entremise des médias sociaux.

Recommandation b : Analyser les données sur la rétention des stagiaires du PPIG afin de mieux comprendre à quelle étape les candidats quittent le programme. Étudier et approfondir la question de la perte de candidats du PPIG, notamment le lien possible déjà mis en évidence entre celle-ci et la rémunération.

4.3.2 Les diplômés possèdent des compétences techniques et comportementales suffisantes

Le programme porte sur les compétences techniques et comportementales. Les compétences techniques sont développées grâce à une série de modules d’apprentissage et à un mentorat aux installations portuaires. Les compétences comportementales sont développées principalement grâce au mentorat. On a demandé à tous les groupes d’informateurs de relever les lacunes du programme et les compétences auxquelles on doit accorder plus d’attention. Près de 60 % des répondants estimaient qu’on devait accorder davantage d’attention à certaines compétences. Voici ce qui ressort des réponses du sondage auprès des stagiaires et des entrevues avec les informateurs clés :

Conclusion : Les stagiaires répondants ont estimé qu’il fallait consacrer plus de temps et d’attention aux tâches propres au milieu portuaire et à l’expédition. De plus, la plupart des groupes d’inspecteurs et de spécialistes et de superviseurs des opérations ont cerné deux domaines à améliorer :

1. Ajouter des modules de formation officielle et une évaluation des tâches propres au milieu portuaire, au chargement des navires et à l’expédition, y compris l’administration et la paperasse, les formulaires, l’application OSCAR (beaucoup de ces éléments peuvent varier d’un silo terminal à l’autre).
2. Structurer davantage et accroître l’intensité du programme afin de profiter des temps morts aux installations portuaires et de raccourcir le programme. Le personnel d’inspection a constaté que les stagiaires manquaient de plus en plus d’initiative en matière d’autoapprentissage.

Recommandation a : Ajouter des modules structurés et une évaluation officielle des tâches propres au milieu portuaire, comme des exemples de tâches liées au chargement des navires, à l’expédition et à l’exportation (y compris les tolérances d’exportation en plus des tolérances à l’arrivage), à l’administration, à la paperasse, aux formulaires et à l’utilisation de l’application OSCAR, qui peuvent varier d’un silo terminal à l’autre.

Conclusion : Une fois que les stagiaires ont terminé le programme, ils passent souvent à un rôle de leader ou de mentor dans le travail opérationnel et commencent à encadrer des stagiaires. Bien qu’ils dirigent/encadrent d’autres personnes, certains d’entre eux ne reçoivent pas toujours une formation officielle de supervision. Les intervenants internes travaillant directement avec les stagiaires ont déterminé qu’il fallait accorder plus d’attention aux compétences comportementales et ajouter une formation sur les compétences relatives au leadership, à la supervision et au savoir-être.

Recommandation b : Ajouter des modules de formation dans les domaines du mentorat, de la communication et de la rétroaction afin d’améliorer le soutien à la transition des diplômés du PPIG vers des rôles de mentorat et de leadership. S’assurer que les diplômés du PPIG qui ont un rôle de supervision reçoivent une formation officielle en matière de supervision.

4.3.3 Niveau élevé de satisfaction des intervenants à l’égard du Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains

Dans l’ensemble, les intervenants internes interrogés ont indiqué être très satisfaits du rendement des nouveaux diplômés du programme aux installations portuaires. Lorsqu’on leur a demandé leur niveau de satisfaction à l’égard des nouveaux diplômés sur une échelle d’un à cinq, les intervenants internes ont généralement répondu 4 ou plus. Lorsqu’on leur a demandé s’ils considéraient que les nouveaux diplômés du programme avaient reçu suffisamment de formation pour effectuer des inspections de manière autonome sur le terrain, ils ont indiqué être très satisfaits dans l’ensemble, comme le montre la figure 2.

Figure 2 : Niveau de satisfaction à l’égard du rendement des diplômés du Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains

Source : Entrevues avec les informateurs clés réalisées auprès d’intervenants internes, 2023.

Lorsqu’interrogés, les intervenants externes ne connaissaient pas suffisamment le programme pour distinguer les stagiaires ou avoir une idée de leur rendement aux installations portuaires.

4.4.1 Point de vue des stagiaires

Dans l’ensemble, les stagiaires ont dit être plus satisfaits de leur environnement de formation dans la région de l’Ouest que dans celle de l’Est.

Figure 3 : Point de vue des stagiaires sur l’environnement de formation

Source : Sondage réalisé auprès des stagiaires du PPIG, 2023.

Voici des points pour lesquels on a suggéré des améliorations :

• exposition insuffisante à une vaste gamme de grains et d’opérations aux silos terminaux de la région de l’Est;
• préparation en vue des examens dans la région de l’Est;
• formation sur les éléments liés à l’expédition dans la région de l’Ouest.

Les stagiaires ont également souligné être très satisfaits de la qualité de la rétroaction, de l’encadrement et de l’enseignement reçus des encadreurs et des superviseurs aux installations portuaires. Encore une fois, les niveaux de satisfaction étaient plus élevés dans la région de l’Ouest que dans celle de l’Est.

Figure 4 : Niveau de satisfaction des stagiaires quant à la qualité de la rétroaction

Source : Sondage réalisé auprès des stagiaires du PPIG, 2023.

Figure 5 : Niveau de satisfaction des stagiaires quant à la qualité de l’enseignement et de l’encadrement

Source : Sondage réalisé auprès des stagiaires du PPIG, 2023.

Les formateurs sont sélectionnés dans le cadre d’un concours et sont formés grâce à de l’encadrement, à de la formation en milieu de travail et à l’autoapprentissage. Chaque module enseigné par les formateurs comprend les lignes directrices et les directives du formateur, que les formateurs suivent pour garantir que la formation est exhaustive et cohérente. Les formateurs ont souligné être très satisfaits du soutien qu’ils reçoivent de la part du gestionnaire du programme et d’autres collègues. Ils ont également mentionné que les occasions d’autoapprentissage sont un élément important de leur perfectionnement. Les groupes d’informateurs clés et les stagiaires ont indiqué être très satisfaits des formateurs et du programme dans l’ensemble.

Les informateurs clés ont aussi souligné l’avantage possible de l’ajout d’une « formation des formateurs » et d’une formation de mise à jour continue pour tous les formateurs afin d’améliorer la qualité de la formation et de soutenir les formateurs et leur perfectionnement continu.

Plus de la moitié des formateurs interrogés (57 %) estimaient qu’il y avait suffisamment de formateurs dans les deux langues officielles. Parmi les personnes interrogées par l’évaluateur, seulement 17 % du personnel d’inspection travaillant étroitement avec les stagiaires du PPIG en milieu portuaire ont estimé qu’il y avait suffisamment de formateurs dans les deux langues officielles.

Conclusion : Dans l’ensemble, les stagiaires se sentent soutenus par leurs formateurs et sont satisfaits de l’encadrement reçu aux installations portuaires. On pourrait améliorer le programme en augmentant le nombre de formateurs en général ainsi que dans les deux langues officielles. Il y a peu d’obstacles à la formation officielle offerte aux formateurs du programme.

Recommandation a : Continuer d’embaucher davantage de formateurs dans les deux langues officielles (en cours).

Recommandation b : Ajouter une formation officielle pour les formateurs dans les domaines de la formation et de l’apprentissage. Au besoin, ajouter des modules de formation personnalisés pour une mise à jour continue.

4.4.2 Grille de compétences

Les formateurs se sont montrés clairs et compétents sur les points suivants :

• les documents utilisés pour décrire les compétences;
• les modules utilisés pour chacune des compétences;
• les critères utilisés pour évaluer les compétences;
• les outils et les instruments d’évaluation utilisés pour les examens d’élimination, les évaluations de progrès et les examens pratiques.

Toutefois, ce ne sont pas tous les groupes d’informateurs clés (qui sont responsables, d’une façon ou d’une autre, du leadership, de l’encadrement, de la formation ou de l’évaluation des stagiaires) qui ont donné des réponses cohérentes dans ce domaine. Le programme n’a pas de grille de compétences, ou de document principal précisant ce qui est attendu et la manière de satisfaire aux critères de promotion.

Conclusion : La documentation n’est pas suffisamment cohérente et précise. Tous les éléments sont là, mais on peut les utiliser différemment d’un endroit à l’autre. Il pourrait être avantageux d’élaborer une grille de compétences pour le programme pour plus de précision et de cohérence.

Recommandation : Restructurer les documents du programme pour en faire une grille de compétences, en comblant les lacunes au besoin. Ce document devrait décrire les compétences requises, les critères d’évaluation d’compétences et les outils d’évaluation utilisés pour chacune d’elles. La grille de compétences devrait fournir plus de précision aux parties afin d’assurer la cohérence quant aux compétences et aux aptitudes nécessaires pour progresser dans le programme. Elle devrait contenir les modifications recommandées dans le cadre de l’évaluation du programme.

4.4.3 Gouvernance

Le 10 décembre 2013, la Commission a approuvé le cadre du Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains et la feuille de route qui l’accompagne. Selon ces documents, le programme doit être évalué périodiquement^{Retour à la référence de la note de bas de page10} pour s’assurer que les pratiques actuelles sont cohérentes avec ces documents d’orientation. Au cours de l’évaluation, l’évaluateur a découvert que certaines pratiques avaient évolué depuis la création du PPIG.

Bien que le taux d’échec aux examens d’élimination ne soit que de 4 % depuis la création du programme, cela a eu un effet considérable sur le moral. Voici des mesures qui pourraient atténuer cet effet :

• offrir un examen préparatoire ou un examen formatif pour s’assurer que les stagiaires sont prêts à faire l’examen d’élimination;
• étudier des options autres que le renvoi immédiat en cas d’échec à l’examen d’élimination, comme permettre au stagiaire de travailler jusqu’à un an comme PI-01 avant de réintégrer le programme ou de repasser l’examen.

Il pourrait aussi être nécessaire de procéder à une évaluation plus officielle des compétences propres au chargement des navires et au milieu portuaire. Il pourrait s’avérer nécessaire de mieux définir les rôles et les responsabilités quant à l’avancement en fonction des compétences^{Retour à la référence de la note de bas de page11}.

Conclusion : L’évaluation a permis de découvrir des éléments justifiant un examen approfondi des modalités du cadre et de la feuille de route du Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains. Il est possible que certaines pratiques du programme aient évolué, et que les technologies émergentes aient créé de nouvelles possibilités. Les recommandations faites dans le cadre de l’évaluation pourraient entraîner la révision et la mise à jour des documents de gouvernance.

Recommandation : Réviser et mettre à jour les documents de gouvernance en accordant une attention particulière à ces domaines supplémentaires qui n’ont pas encore été couverts par les plans d’action de la direction précédents :

• intégration de technologies nouvelles et émergentes;
• période de probation et taux de cessation du programme et de promotion;
• processus de promotion, rôles et responsabilités.

Ces documents doivent être rattachés et faire référence à la grille de compétences.

4.4.4 Mécanisme officiel de rétroaction du programme

Il ressort systématiquement des entrevues avec les informateurs clés et des réponses des stagiaires sondés que le programme n’a pas de mécanisme officiel d’évaluation ou de rétroaction permettant de recueillir régulièrement (annuellement ou trimestriellement) de l’information sur son fonctionnement. Dans l’ensemble, le niveau de satisfaction à l’égard des formateurs et du gestionnaire du programme était élevé. Les intervenants internes interrogés ont souligné à plusieurs reprises que le gestionnaire du programme et les formateurs étaient faciles d’approche et ouverts aux commentaires. Cependant, tout le monde n’est pas à l’aise de s’exprimer en l’absence d’un mécanisme de rétroaction officiel et confidentiel. Les stagiaires qui ont répondu au sondage ont mentionné que le programme n’avait pas de mécanisme officiel de rétroaction, mais que les superviseurs aux installations portuaires recueillaient les commentaires de manière informelle et occasionnelle.

Conclusion : Dans le cadre du programme, on ne recueille pas régulièrement les commentaires des stagiaires et des intervenants internes en vue de continuer à améliorer le programme.

Recommandation : Mettre en place un mécanisme officiel de rétroaction pour recueillir les commentaires des stagiaires et des inspecteurs en vue de continuer à améliorer le programme. Un mécanisme confidentiel de rétroaction veillerait à ce que tout le monde ait la possibilité de soumettre des commentaires.

4.4.5 Matériel et ressources de formation et d’évaluation

L’évaluateur a trouvé que, même si le programme fonctionne efficacement, il est possible d’améliorer la qualité et la disponibilité du matériel et des ressources de formation.

Dans l’ensemble, les stagiaires étaient plus satisfaits de leur matériel de formation dans la région de l’Ouest que dans celle de l’Est.

Figure 6 : Niveau de satisfaction quant au matériel de formation

Source : Entrevues avec les informateurs clés, 2023.

La plupart des répondants estimaient que le matériel de formation avait été considérablement amélioré au fil du temps et ont dégagé ce qui pourrait être amélioré.

Les formateurs ont toujours pensé que la formation offerte était adaptée au travail effectué aux installations portuaires. La majorité des intervenants internes interrogés, quant à eux, estimaient que si la formation était bien dispensée et efficace quant à la classification, il serait avantageux, dans le cadre du programme, d’accorder plus d’attention aux tâches propres au milieu portuaire, au chargement des navires et à l’expédition, y compris l’administration et la paperasse, les formulaires, l’application OSCAR, la résolution de conflit et les communications avec les parties internes et externes. On pourrait, par exemple, ajouter dans le matériel de formation des exemples en lien avec le dépannage des navires. Les informateurs clés ont noté que ces compétences sont enseignées dans le cadre du mentorat, mais qu’elles ne sont pas officiellement évaluées. Les régions étaient relativement du même avis sur ce point, même si cette opinion était plus présente dans la région de l’Ouest.

De plus, les répondants estimaient que chaque silo terminal devrait disposer de son propre assortiment de trousses d’échantillons pour la formation, et ce, pour tous les grains. Ces répondants trouvaient problématique de partager et d’expédier les trousses de formation. Une partie du matériel d’autoformation mis à la disposition des stagiaires pourrait être actualisée à l’aide de nouvelles technologies de formation afin de promouvoir la formation en ligne, l’autoformation et l’autoapprentissage.

Conclusion : L’évaluation du programme a permis de dégager d’autres occasions de mettre à jour et de moderniser le matériel de formation, tout en reconnaissant les progrès importants réalisés récemment et le niveau élevé de satisfaction à l’égard du matériel de formation.

Recommandation : Continuer de moderniser le matériel de formation (y compris le matériel d’autoformation) et d’explorer l’utilisation de nouvelles technologies de formation. Actualiser les échantillons de cultures et fournir un ensemble complet de trousses de formation à chaque emplacement doté d’un personnel permanent.

4.4.6 Base de données du programme

Le programme ne permet pas de mesurer et de suivre avec précision les indicateurs clés grâce à une base de données centralisée. On ne sait pas si le suivi relève du programme ou s’il est assuré par une autre instance. Par conséquent, il est difficile et long pour l’évaluateur et le gestionnaire du programme d’obtenir des renseignements de base sur les participants, le budget et l’état des activités du programme. Cette situation peut diminuer la capacité à évaluer avec précision les avantages du programme et à prendre des décisions importantes à son sujet.

Conclusion : L’évaluateur a constaté que les données du programme n’étaient pas facilement accessibles.

Recommandation : Accorder un soutien administratif supplémentaire pour concevoir et entretenir une base de données exhaustive du programme afin de renforcer la surveillance du programme et la prise de décision. Le système doit fournir des renseignements à jour et facilement accessibles sur les étudiants, notamment en ce qui concerne la rétention et la perte de stagiaires. Compte tenu des autres recommandations, notamment la modernisation et l’organisation du programme, il pourrait être avantageux d’envisager l’utilisation d’un système de gestion de l’apprentissage.

Examen de l’information sur le programme

• Cadre et organigramme du Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains
• Matériel de formation et d’évaluation
• Documents sur les compétences et mesures de rendement
• Information sur la dotation
• Discussions avec le gestionnaire du programme

Examen des documents

L’examen des documents comprend ce qui suit :

• Plan ministériel et Cadre ministériel des résultats
• Infographie de la planification stratégique pour l’exercice 2022-2023
• Documents de planification des ressources humaines
• Lettres de mandat de la Commission canadienne des grains pour la période visée (2018, 2022) qui sont accessibles au public
• Documents de consultation publique
• Aperçu démographique de la fonction publique du Canada, 2021, du Secrétariat du Conseil du Trésor
• Articles d’actualité
• Offres d’emploi

Données existantes

• Données sur les effectifs du programme
• Données démographiques de la Commission canadienne des grains
• Budget du programme

Entrevues avec les informateurs clés

Les entrevues avec les informateurs clés ont été menées auprès de groupes pertinents afin de recueillir un grand nombre de points de vue et d’opinions sur le programme. Les entrevues ont été réalisées en juillet et en août 2023.

• Formateurs, actuels et anciens (taux de réponse : 80 %)
• Intervenants internes
  • Inspecteurs et inspecteurs des grains surveillants (taux de réponse : 56 %)
  • Spécialistes et superviseurs des opérations (taux de réponse : 80 %)
  • Remarque : Environ 45 % des entrevues avec les informateurs clés internes ont été menées avec des représentants syndicaux.
  • Gestionnaires régionaux (tous les gestionnaires régionaux et les cadres supérieurs)
• Intervenants externes qui connaissent le programme (plus de 60 % de ceux invités), y compris des représentants de l’industrie (des compagnies céréalières et des fournisseurs de services d’inspection des grains tiers)

Les entrevues virtuelles avec les informateurs clés comportaient à la fois des questions ouvertes et des questions avec échelle d’évaluation. Les questions d’entrevue ont été élaborées afin de recueillir les points de vue des informateurs clés sur la pertinence et le rendement du programme.

Sondage réalisé auprès des stagiaires du PPIG

On a réalisé un sondage confidentiel par courriel auprès des stagiaires du PPIG entre le 21 juillet 2023 et le 9 août 2023. Le sondage a été créé afin de recueillir les points de vue et les opinions des stagiaires par rapport au programme. Le sondage a été envoyé à tous les stagiaires.

Sur les quelque 37 stagiaires du PPIG, 21 ont fourni des réponses complètes. Le taux de réponse de l’organisation est donc d’environ 57 %. La répartition des répondants est la suivante :

• 61,9 % sont des stagiaires qui occupent des postes de niveau PI-01 (n=13);
• 23,08 % sont des stagiaires qui occupent des postes de niveau PI-02 (n=5);
• 14,2 % sont des stagiaires qui ont laissé l’espace réservé au niveau vide ou ont coché « Je préfère ne pas répondre » (n=3).

Les réponses ont été recueillies, analysées et résumées à des fins de rapport.

Les réponses ont également été classées par catégorie démographique pour plus de contexte et de précision. Par souci de confidentialité, le nom des participants au sondage n’a pas été noté. Dans le cadre du sondage, on demandait aux répondants de fournir des données démographiques de base : le genre, la région, la ville où ils travaillent, s’ils faisaient partie de la population vulnérable et l’étape à laquelle ils étaient rendus dans le programme. L’analyse démographique est utile pour montrer les tendances qui se dégagent des réponses au sondage afin d’orienter les recommandations formulées dans le présent rapport.

Contraintes et limites

Les contraintes et limites méthodologiques suivantes ont été relevées au cours de l’évaluation. Les mesures prises pour atténuer leurs répercussions sont indiquées.

Contrainte : Les ressources et les coûts du programme n’ont pas fait l’objet d’un suivi approfondi dans une base de données centralisée.
Mesure d’atténuation : L’actuel gestionnaire de programme par intérim a fourni une estimation budgétaire globale pour la période visée.

Contrainte : Le Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains et l’inspection des grains sont étroitement liés et il a été très difficile de séparer les deux pour ce qui est des ressources, du budget et des points de vue externes sur le programme.
Mesure d’atténuation : Nous avons fait des estimations et tenté de diviser les données sur le programme dans la mesure du possible.

Contrainte : En général, les intervenants externes ne connaissaient pas bien le programme, il s’est donc avéré compliqué de recueillir leur point de vue sur le programme à titre d’élément distinct de l’inspection des grains.
Mesure d’atténuation : Nous avons tenté de clarifier la différence entre le Programme de perfectionnement des inspecteurs des grains et les services d’inspection des grains lorsque nous avons recueilli les points de vue externes.

Contrainte : Risque de préjugés d’autosélection dans le sondage réalisé auprès des employés. Les caractéristiques démographiques contenues dans les réponses du sondage réalisé auprès des stagiaires pourraient ne pas refléter fidèlement la population du programme en raison d’un préjugé d’autosélection dans le sondage. On a effectué la comparaison suivante :

Comparaison démographique du sondage réalisé auprès des stagiaires avec la population du programme (région)

Comparaison démographique du sondage réalisé auprès des stagiaires avec la population du programme (genre)

Source: Données du programme et du sondage.

Remarque : La comparaison ne concerne que la région et le genre en raison des contraintes de données.

Mesure d’atténuation : Le tableau ci-dessus compare les données démographiques recueillies dans le cadre du sondage à la population du programme en vue de déterminer si les résultats au sondage reflètent fidèlement les points de vue et les opinions de l’ensemble de la population du programme. D’après cette comparaison, le sondage réalisé auprès des stagiaires reflète bien la population. Il convient de noter que la région de l’Ouest est légèrement surreprésentée dans les données du sondage, tandis que celle de l’Est est légèrement sous-représentée. On a tenu compte de ce point lors de l’interprétation des résultats du sondage.